Revista UNINPAHU No 9

Gloria María Parra Mora
Síntesis teórica y conceptual sobre la valoración de los documentos electrónicos
71
informa sobre la historia de la institución, su
organización y funciones. Por otro lado, Klep (1992
citado en Rivas, 2000, p. 2) remplaza la distinción
entre valores primarios y valores secundarios, por
una valoración desviada de la práctica burocrática
y de tipo administrativo, basada en un cuidado
de la cultura que permite tener la posibilidad de
valorar los documentos en un sentido simbólico,
en términos de estilo, mentalidad y carácter, como
expresión de su tiempo.
Posteriormente, Naugler (1983 citado en
Duranti, 2003, p. 13) aporta que,” la valoración
de los documentos electrónicos ha sido un
campo de indiscutible importancia dentro de
los estudiosos sobre archivística”. Parece que
en el consenso general es necesario adaptarse
a las nuevas circunstancias y que la valoración
debe hacerse desde las primeras fases del
ciclo vital de los documentos y en más de
una ocasión, debiendo involucrar además,
a varios profesionales como especialistas en
tecnologías de la información, productores
de los documentos, archivistas, historiadores.
Una vez que se han identificado las series, se
debe valorar igualmente su autenticidad,
integridad y legibilidad.
¿Pero en qué consiste la autenticidad de los
documentos electrónicos? Duranti (2003),
anota que la autenticidad de un documento
se compone de identidad e integridad y,
entiende por integridad, las características
del documento que lo convierten en único y lo
distinguen de otros documentos, al igual que las
personas implicadas en su producción (autor,
destinatario, escritor, productor, fecha de
producción relaciones con otros documentos,
indicación de anexos, firma, metadatos, código
de clasificación). Para Duranti, la Integridad se
refiere al buen estado del documento; es decir
que esté integro, que no haya sufrido deterioro
del mensaje, que permanece inalterado. Aclara
que en un documento electrónico la integridad
se entiende como el número apropiado de
cadenas de bits, la articulación del contenido
y los elementos formales intactos. Por otra
parte, agrega que los documentos electrónicos
sufren muchos cambios desde el momento
en que se generan, hasta el momento en que
se vuelven inactivos y están listos para la
eliminación. Como se sabe, la tecnología de
la información está en constantes cambios
por lo que los productores de documentos
actualizan periódicamente los sistemas, a veces
con consecuencias importantes, como cuando
se han generado documentos en un sistema
obsoleto y se trasladan a otro nuevo.
Por lo anterior, Duranti (2003) sugiere que la
valoración de los documentos electrónicos ha
de incluir las actividades que se mencionan a
continuación:
• Compilar información sobre los
documentos y sus contextos (contexto de
producción y contexto tecnológico)
• Evaluar el valor de los documentos
• Determinar la viabilidad de conservarlos
• Elaborar los criterios finales de valoración
Igualmente, Serra (2008) menciona que a
mediados de los años 90 Dollar (1995) y
posteriormente Bearman (1989 citado en Serra,
2008) propusieron unos principios generales
para la valoración y selección de documentos
electrónicos, los cuales han servido de base para
elaborar la mayoría de políticas de valoración
y selección definidas a nivel internacional, los
cuales se indican a continuación:
• Es necesario analizar las funciones y los
procesos que producen los documentos
con anterioridad al análisis de los propios
documentos.
• Son los archiveros los que, mediante este
análisis, deben establecer los requisitos
funcionales para la gestión del ciclo
de vida completo de los documentos
electrónicos de una organización.
• La valoración se debe realizar e incluir
en la fase de diseño de los sistemas
informáticos.
• El conjunto de metadatos que se asocian a
los documentos deben servir para definir
y ejecutar automáticamente las diferentes
etapas de su ciclo de vida.
El mismo autor afirma, que desde un punto de
vista más práctico Stephens y Wallace (2003
citados en Serra, 2008), con base en la experiencia
en consultorías de gestión documental, en el
sector privado, se han señalado diez principios