Revista UNINPAHU No 9

Gloria María Parra Mora
Síntesis teórica y conceptual sobre la valoración de los documentos electrónicos
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actividades de interés. tanto internas como
externas.
b. Criterios de eliminación.
• Documentos que tratan temas de
tramitación o de corto plazo como citas
diarias, circulares, instrucciones al conjunto
de la organización, correos electrónicos no
solicitados (spam).
• Borradores de cálculos rutinarios,
documentos de trabajo y notas de apoyo
que han generado posteriores versiones de
documentos, borradores de cartas, informes
y discursos que no contengan grandes
variaciones del documento final.
• Copias de documentos conservados
solamente con el propósito de servir de
referencia, como resúmenes, extractos,
duplicados de procedimientos, manuales,
guías, etc.
Por otro lado, los mismos autores recomiendan la
eliminación de los siguientes documentos:
• Documentos cuyo deterioro no justifica
su restauración (con informe de personas
expertas).
• Documentos o series documentales
que presenten vacíos informativos que
imposibiliten su comprensión (series
incompletas).
Conclusiones
Los archivos constituyen la memoria de las
instituciones y de las personas; son el reflejo de
las actividades que desempeñan y conservan
la memoria para la posteridad, por lo que
es importante resaltar que las instituciones
cuenten con una política de criterios de
valoración para evaluar el valor que tienen
los documentos para quienes los producen o
utilizan. Se puede decir que la historia de los
archivos está ligada a la de la valoración.
La valoración de los documentos electrónicos
se debe efectuar desde los inicios de su
creación, teniendo presente su contexto de
creación, funciones, utilización y usuarios.
Hoy por hoy, se afirma que los principios de la
valoración de los documentos tradicionales son
válidos para la valoración de los documentos
electrónicos, ya que la valoración se realiza
independientemente del soporte, pero es
necesario tener en cuenta otros atributos que
poseen los documentos electrónicos como
su autenticidad, integridad, confiabilidad,
disponibilidad entre otros aspectos, que los
hacen diferentes de los físicos.
Por otro lado, es importante resaltar que los
documentos electrónicos comparten algunas
características de los documentos físicos como
su originalidad, unicidad, el valor probatorio
y que son creados por una dependencia
administrativa, pero tienen algo que los hace
diferentes y es la forma de crearlos, manipularlos,
transmitirlos, recuperarlos y leerlos, para lo cual
utilizan herramientas informáticas.
Por esta razón, es indispensable que las
entidades de educación superior gestionen
la información electrónica con el hardware y
software que cumplan los requisitos funcionales
y que integren en la política de gestión de
documentos electrónicos, la valoración como
un proceso inicial para el efectivo control de
la gestión documental, con el fin de garantizar
la conservación a largo plazo de la información
y la disponibilidad para la consulta de los
productores de los documentos, investigadores
y sociedad en general que los requieran.
Referencias
Archivo General de la Nación. (2006). Acuerdo 027.
Bogotá.
Archivo General de la Nación. (2000). Ley 594 del 14
de julio, por medio de la cual se dicta la ley general de
archivos y otras disposiciones. Bogotá.
Casellas, L.E. (s.f.). La valoración de documentos
electrónicos. En: Avances del trabajo del subgrupo de
documentos electrónicos.
Cermeno, L. y Rivas E. (2010). Valorar y seleccionar
documentos: que es y como se hace? Gijón (Asturias): Trea.