Relazione finanziaria annuale 2012 - Luxottica

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78 | Relazione finanziaria annuale 2012 l’approvazione del bilancio, della relazione semestrale e delle relazioni trimestrali. Su specifici argomenti all’ordine del giorno, quando il Comitato lo ha ritenuto opportuno, sono stati invitati a partecipare alle riunioni anche dirigenti della Società e del Gruppo Luxottica, limitatamente alla trattazione dei temi di loro competenza. Nel corso dell’esercizio 2012 il Comitato si è riunito 11 volte con durata media delle riunioie di oltre due ore e ha, tra le altre attività: esaminato la situazione dei rischi finanziari della Società e i criteri di gestione delle operazioni in strumenti derivati; esaminate, con cadenza semestrale, le relazioni dell’Organismo di Vigilanza e le relazioni riguardanti le segnalazioni di presunte violazioni del Codice Etico; esaminate le relazioni trimestrali del responsabile dell’Internal Audit; esaminato lo stato di avanzamento delle attività finalizzate alla compliance al Sarbanes-Oxley Act; approvato il piano d’audit annuale e le sue integrazioni proposte nel corso dell’anno; esaminato le attività svolte per l’individuazione, il monitoraggio e il governo dei rischi; incontrato gli esponenti di varie funzioni aziendali per approfondire l’andamento di progetti specifici o la gestione di alcune particolari aree di rischio. Le sue riunioni, alle quali partecipa il Presidente del Collegio Sindacale, ovvero un sindaco dallo stesso designato, sono regolarmente verbalizzate; inoltre, talune riunioni sono congiunte tra Comitato e Collegio. Il Comitato riferisce al Consiglio almeno semestralmente sull’attività svolta. Il Comitato ha la possibilità di accedere alle informazioni e alle funzioni aziendali necessarie per lo svolgimento dei suoi compiti nonché di avvalersi di consulenti esterni. Il Consiglio di Amministrazione ha deliberato di assegnare per l’esercizio 2012 appositi stanziamenti, pari a Euro 50.000, al fine di fornire al Comitato adeguate risorse finanziarie per l’adempimento in via autonoma dei compiti previsti. Il Responsabile dell’Internal Audit Il Responsabile della funzione aziendale di Internal Audit ha il compito di verificare l’operatività e l’idoneità del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi. Il Consiglio di Amministrazione, nella riunione del 27 aprile 2012, ha convenuto che il responsabile della funzione di Internal Audit dipenda: (i) sotto il profilo organizzativo, dal Presidente del Consiglio di Amministrazione e dall’Amministratore Delegato incaricato del sistema di controllo interno e gestione dei rischi, e, (ii) sotto il profilo funzionale, dal Comitato Controllo e Rischi con il quale è chiamato a collaborare attivamente per tutte le tematiche di competenza e il quale su base semestrale riferisce delle proprie attività al Consiglio di Amministrazione. Egli non è responsabile di alcuna area operativa e ha accesso diretto a tutte le informazioni utili per lo svolgimento del suo incarico. È dotato di un budget che viene assegnato in coerenza con le attività che è chiamato a svolgere per raggiungere gli obiettivi previsti nel piano approvato dagli organismi competenti.
RELAZIONE SUL GOVERNO SOCIETARIO E GLI ASSETTI PROPRIETARI | 79 > Nel corso dell’esercizio il responsabile della funzione ha provveduto a svolgere il suo compito attraverso la realizzazione di un piano di attività e di verifiche che hanno riguardato la capogruppo e le principali consociate. Tali interventi, di cui è stata data informativa periodica al Presidente, all’Amministratore Delegato, al Consiglio, per il tramite del Comitato Controllo e Rischi, e al Collegio Sindacale, hanno consentito di individuare aree di miglioramento del sistema di controllo interno a fronte delle quali sono stati implementati piani specifici volti all’ulteriore rafforzamento dei presidi del sistema stesso. Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs n. 231/2001 Il Consiglio di Amministrazione, in data 27 ottobre 2005, ha adottato il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo previsto dal D.Lgs. n. 231/2001 idoneo a prevenire il rischio del compimento di illeciti da parte di dipendenti e collaboratori della Società, con la conseguente responsabilità amministrativa prevista dalla legge (di seguito, il “Modello”). Il Modello, successivamente modificato nel corso degli anni, è stato da ultimo aggiornato con delibera del Consiglio di Amministrazione del 14 febbraio 2012. Specifica rilevanza è riservata ai referenti dell’Organismo di Vigilanza (Responsabili di Unità Operative), ovvero ai responsabili delle funzioni preposte alle attività ritenute più “sensibili” ai sensi del D.Lgs. 231/2001 che monitorano costantemente l’implementazione del Modello, per quanto di loro competenza, e riferiscono su base semestrale all’Organismo di Vigilanza. A seguito dell’aggiornamento del Modello e in continuità con il percorso formativo intrapreso nel corso degli ultimi anni, sono state attivate iniziative di formazione rivolte alle aree sensibili ai sensi del D.Lgs. 231/2001. Scopo del Modello è la costruzione di un sistema strutturato e organico di procedure e di attività di controllo da svolgersi anche e principalmente in via preventiva e tale da non poter essere violato se non eludendone fraudolentemente le disposizioni. A tal fine, il Modello risponde ai seguenti obiettivi: • rendere consapevoli tutti coloro che operano in nome per conto di Luxottica dell’esigenza di un puntuale rispetto del Modello, alla cui violazione conseguono severe sanzioni disciplinari; • stigmatizzare la condanna da parte della Società di ogni comportamento che, ispirato da un malinteso interesse sociale, si ponga in contrasto con leggi, regolamenti o, più in generale, con principi di correttezza e trasparenza cui la sua attività si ispira; • informare in ordine alle gravose conseguenze che potrebbero derivare alla Società (e dunque a tutti i suoi dipendenti, dirigenti e vertici) dall’applicazione delle sanzioni pecuniarie e interdittive previste dal D.Lgs. 231/2001 e della possibilità che esse siano disposte anche in via cautelare; • consentire alla Società un costante controllo e un’attenta vigilanza sulle attività, in modo da poter intervenire tempestivamente ove si manifestino profili di rischio ed eventualmente applicare le misure disciplinari previste dallo stesso Modello. Il Modello è disponibile sul sito www.luxottica.com nella sezione Governance.
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