Tagungsband zur 56. Jahrestagung der Kanzlerinnen und Kanzler ...

56. Jahrestagung der Kanzlerinnen und Kanzler der Universitäten Deutschlandsunterworfen sind, bereits gemachte Erfahrungen zu sammeln und weiterzugeben undsomit praktikable Empfehlungen für wiederkehrende Probleme bereitstellen zu können.Konkretisierung und Begrenzung des ThemasUnter Dienstleistern versteht der UAK in diesem Zusammenhang diejenigen hochschulinternenAbteilungen, Stellen oder Einrichtungen mit allen Aufgaben und Prozessen, diezur Unterstützung der Kernprozesse Forschung und Lehre dienen oder die als Teil derInfrastruktur für das Funktionieren einer Hochschule wesentlich sind. Diese Definitionbeinhaltet damit alle sogenannten Supportprozesse für die strategische Steuerungdurch die Hochschulleitung, von der Mittelbewirtschaftung und der Personalverwaltungbis hin zu Gebäudedienstleistungen oder aber auch die wissenschaftlichen Werkstätten.Wegen ihrer anderen, weniger greifbaren Steuerbarkeit werden externe Dienstleister beider Betrachtung grundsätzlich ausgenommen, sofern es sich nicht um die vorrangigeFrage einer make-or-buy-Entscheidung handelt.Ausgenommen von der Betrachtung werden zudem Aufgaben der Hochschulführungund Hochschulstrategie sowie Aufgaben des akademischen Bereichs, wobei hierzu sowohldas Forschungsmanagement als auch die Studierendenservices und die Prozesserund um das Campusmanagement gehören.Für die der Betrachtung unterliegenden Dienstleister werden geeignete Steuerungsinstrumentegesucht, mittels derer die Dienstleister gesteuert werden können. Unter Steuerungist dabei die zielgerichtete Gestaltung oder Veränderung von Serviceaufgaben,Strukturen und Prozessen gemeint, die in den Hochschulen erbracht werden. Gegenstandder Steuerung ist somit das Überprüfen von Strukturen (z.B. zentrale, dezentraleoder kombinierte Serviceleistung), die Analyse von Geschäftsprozessen und –abläufen,sowie die Anpassung und Optimierung (Vereinfachen, Verkürzen, Vereinheitlichen)derselben im Hinblick auf eine definierte Zielgröße.Dabei stehen neben weiteren, abgeleiteten Zielen zwei zentrale Steuerungsziele imVordergrund. Erstens die Qualität der Dienstleistung mit einem klaren Fokus auf das Ergebnismit Zielgrößen wie Verfahrensqualität, Nutzerorientierung, Kundenzufriedenheitund Rechtssicherheit und zweitens die Wirtschaftlichkeit der Dienstleistung mit einerFokussierung auf den Prozessablauf und die damit einhergehenden Kosten.Als Steuerungsinstrumente werden Best-Practice-Analysen, SWOT-Analysen,Nutzwertanalysen, Kennzahlen, Benchmarkings, Prozessaufnahmen, Kapazitätsberechnungen,Checklisten, Budgetierungen und viele weitere hinsichtlich ihrer Anwendbarkeitund Übertragbarkeit auf den Hochschulbereich überprüft.Erstellung eines abschließenden ArbeitspapieresDie Tätigkeit des Unterarbeitskreises soll mit der Veröffentlichung eines umfangreichenArbeitspapieres abschließen, das den Diskussionsstand der Arbeitskreissitzungenwiedergibt und eine Reihe von Fallbeispielen aufführt, die den Erfahrungsschatz der176