Jahrbuch IT, Einkauf & Logistik im Krankenhaus 2017

III. Digitalisierung: E-Procurement, E-Hygiene, IT-Sicherheit
Stammdatenproblematik bei Herstellern und Lieferanten
von Medizinprodukten
Insgesamt wurden 11 repräsentative Hersteller und Lieferanten
von Medizinprodukten im Rahmen des eCG Projektes bzgl. des
Themas „Stammdaten“ befragt und um Angabe der wesentlichen
Problematiken in diesem Bereich gebeten. Die Abbildung
7 zeigt die von den befragten Unternehmen identifizierten, generellen
Problembereiche im Kontext der Stammdatenqualität.
15%
Problembereiche - Stammdaten (H&L)
18%
12%
28%
27%
Aktualität Vollständigkeit Kosistenz
Redundanz Relevanz
Abbildung 7 – Problembereiche Stammdaten
Es wird ersichtlich, dass ein Anteil von 28 % der genannten Problemstellungen
auf den Bereich der unzureichenden Aktualität
von Stammdaten entfällt. Insgesamt 27% der Nennungen
beziehen sich auf eine nicht gegebene Vollständigkeit der jeweiligen
Daten. Weitere 18% der in diesem Bereich genannten
Probleme betreffen inkonsistente Stammdaten. Auch die redundante
Anlage von Pflege (15 %) sowie die nicht gegebene
Relevanz (12 %) von Stammdaten werden von den einzelnen Unternehmen
als problematisch betrachtet. Die hier branchenspezifisch
identifizierten Problembereiche lassen sich in ähnlicher
Form auch bei einer branchenübergreifenden Betrachtung der
Stammdatenqualität belegen [3]. Neben diesen übergeordneten
Problemstellungen wurden die befragten Hersteller und
Lieferanten von Medizinprodukten ebenfalls gebeten konkrete
Datenfehler im Stammdatenbereich zu benennen. Die Abbildung
8 zeigt eine diesbezügliche Übersicht.
Datenfehler - Stammdaten (H&L)
12%
29%
12%
23%
24%
VPE ArtikelID Mengen KundenID K.a.
Abbildung 8 – Datenfehler Stammdaten
Es wird ersichtlich, dass ein Anteil von 23 % bzw. 24 % der
genannten Datenfehler auf die Bereiche der Verpackungseinheiten
(VPE) bzw. auf eine fehlerhafte Artikel-Identifikation
entfallen. Weiterhin bezieht sich ein Anteil von 29 % der
Nennungen auf Fehler im Bereich der Produktmengen. Somit
werden 76 % der Datenfehler in drei Bereichen verursacht, die
für korrekte Stammdaten in einem direkten Zusammenhang
betrachtet werden müssen.
Datenfehler im Bereich der Kundenidentifikation machen einen
Anteil von 12 % der Nennungen aus. Die genannten Problemstellungen
verdeutlichen, dass auch im Falle des Einsatzes
geeigneter eStandards der letztendliche Erfolg einer Implementierung
von durchgängigen elektronischen Beschaffungsprozessen
entscheidend durch die Qualität der verfügbaren
Stammdaten beeinflusst wird. Nicht mehr aktuelle, unvollständige
oder sachlich falsche Stammdaten führen zwangsläufig
zu ineffizienten und fehlerhaften Workflows und behindern
somit die Verbreitung durchgängiger elektronischer Lösungen.
Assoziierte Wirtschaftlichkeitspotentiale, welche durch den
Einsatz derartiger Lösungen realisierbar erscheinen, verbleiben
somit häufig ungenutzt [4]. Neben der Notwendigkeit
akteursübergreifende eStandards im Rahmen elektronischer
Beschaffungsprozesse zu vereinbaren und zu nutzen, besteht
daher ein Bedarf an inhaltlich validen Stammdaten. In diesem
Zusammenhang ist anzumerken, dass in der aktuellen Marktsituation
keine einheitliche Regelung bzgl. der Verantwortung
für die Bereitstellung qualitativ hochwertiger Stammdaten besteht.
Zwar lassen sich die Hersteller von medizinischen Produkten
grundsätzlich als Quelle der jeweiligen produktbezogenen
Stammdaten identifizieren. Bei Betrachtung des Gesamtprozesses
wird jedoch deutlich, dass unterschiedlichste Akteure
in die Pflege, Bereitstellung und Verteilung von Stammdaten
eingebunden sind. Als Folge existieren gegenwärtig alternative
Stammdatenquellen, aus welchen sich der letztendliche
Nutzer bedienen kann. Unklare Zuständigkeiten, informelle Regelungen
und historisch gewachsene Strukturen begünstigen
dabei die unzureichende Aktualität sowie die Inkonsistenzen
im Stammdatenbereich.
Stammdaten – Alternativen und Lösungen
Auf Basis der innerhalb des eCG Projektes gewonnenen Erkenntnisse
lässt sich ableiten, dass die Optimierung der Stammdatenqualität
eine der wesentlichen Voraussetzungen für die
zielführende Implementierung durchgängiger elektronischer
Beschaffungsprozesse darstellt. So kann eine aktuersübergreifende
Zusammenarbeit auf Systemebene nur auf Basis sachlich
korrekter und aktueller Stammdaten in effizienter Form erfolgen.
Bereits im Jahr 2011 hat Herr Prof. Dr. Knut Hildebrand
dazu folgendes festgestellt: „So gesehen sind Stammdaten
der wichtigste Teil, das Herz eines Informationssystems, sie
sind die Datenquellen, deren Attribute an anderen Stellen benutzt
werden, z. B. um Funktionen zu parametrisieren oder
um Prozesse zu steuern. Daher ist ihre Datenqualität sehr
wichtig!“ [5]. Es stellt sich die Frage, wie es gelingen kann in
einer Umgebung, welche sich u. a. durch die nicht einheitlich
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