Jahrbuch IT, Einkauf & Logistik im Krankenhaus 2017

I. Professionalisierung: Strukturen, Prozesse, Recht
stärker steigender Gesundheitskosten, von Fallpauschalen und
von Kliniken, die privatwirtschaftlich geführt werden.
Kantonsspital Aarau als Vorreiterin in der Schweiz
Vor rund fünf Jahren setzte sich das Kantonsspital Aarau zum
Ziel, ihre Beschaffung neu zu organisieren. Reto Bucher, der
Leiter Beschaffung und Logistik des Krankenhauses, erklärt:
„Wir wollten das Pflegepersonal von pflegefremden Tätigkeiten
entlasten, Fehler bei Bestellprozessen minimieren und die
Bestellqualität erhöhen.“
Viele heutige Bestellsysteme in Krankenhäusern funktionieren
mit dem klassischen Kanban-Bestellsystem. Die Bestellung
wird durch Scannen mit einem Barcode- oder einem RFID-Leser
erfasst. Teilweise werden auch normierte Modul-Körbe für
den Nachschub verwendet und volle gegen leere Körbe ausgetauscht.
Bei all diesen Systemen müssen Mitarbeitende die
Veränderung der Bestände überwachen und die Bestellung erfassen.
Bestellmengen können damit optimiert werden, aber
auch dies geschieht durch – teure – Handarbeit des Personals.
Das Just-in-time-Prinzip umgesetzt bedeutet aber etwas anderes:
Ressourcen werden weitgehend für die produktive Arbeit
aufgewendet und nicht für die Bestellung von Artikeln, die man
für diese Arbeit benötigt. Das Pflegepersonal sollte gar nichts
mehr mit Artikelbestellungen zu tun haben. Um dies zu erreichen,
braucht es ein automatisches Bestellsystem, wie es die
Industrie kennt.
Just-in-time im Krankenhaus: Alles automatisch bestellen
Ein Schweizer System, das auf Waagen basiert, erfüllt die Anforderungen.
Das Kantonsspital Aarau hat heute in seinen Abteilungen
über 3000 Lagerplätze mit Waagen im Einsatz. Das
Prinzip ist so einfach wie überzeugend: Alle Verbrauchsmaterialien
stehen in Behältern auf elektronischen Waagen in den
Regalen der Station. Diese wiegen laufend die Bestände der
Artikel in den Behältern und übertragen die daraus abgeleiteten
Bestellungen übers Netzwerk ans Warenwirtschaftssystem.
Wird ein Artikel entnommen, weiss das System sofort exakt, wie
viele Gegenstände verbleiben. Das System berechnet selbstständig
die Bestellmengen jedes Artikels in jeder Station und
löst zum gegebenen Zeitpunkt automatisch eine Bestellung
beim internen oder externen Zentrallager oder Lieferanten aus
(Verbindung zu SAP, Navision, Nexus usw.).
Heute sieht der Bestellprozess im Kantonsspital Aarau so aus:
Die Artikel lagern in entsprechenden Behältern, die wiederum
auf Waagen stehen. Zum definierten Zeitpunkt berechnet das
System die optimalen Bestellmengen aufgrund des Verbrauchs,
des Sicherheitsbestands und des nächsten Bestelltermins und
übermittelt die Bestellung elektronisch an das Zentrallager oder
an die Wäscherei. Die daraufhin kommissionierten Waren werden
von Logistik-Angestellten auf die Stationen geliefert. Die
Lagerplätze auf den Stationen werden von ihnen nach logistischen
Kriterien, wie z. B. First In, First Out (FIFO), eingeräumt
und optimal bewirtschaftet. Gleichzeitig sorgen die Logistiker
für Ordnung. Das Pflegepersonal ist damit zu hundert Prozent
von Lagerbewirtschaftungsaktivitäten entlastet. Weil das System
die Durchlaufgeschwindigkeit und Bestandsänderungen
stetig überwacht, reagiert es auch auf kurzfristige Schwankungen
der Nachfrage. Dabei werden auch Wochenenden und
Feiertage eingerechnet. Die Lagerbestände auf den Abteilungen
können von überall eingesehen werden. Eine Veränderung des
Verbrauchs wird farblich angezeigt, so dass auch Engpässe zwischen
den Lieferzeiten frühzeitig erkannt werden.
Ob Tupfer, Nadel, Einlagen, Implantate oder Infusionsbeutel
– das System lässt sich für praktisch alle Verbrauchsartikel in
Heimen und Krankenhäusern einsetzen. Es stellt sogar sicher,
dass bei der Arbeitskleidung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
und der Spitalwäsche nie mehr ein Engpass herrscht.
Im Kantonsspital Aarau wandte das Pflegepersonal für die
Verbrauchsüberwachung, die Bestellung, die Kontrolle und
das Einräumen von Waren in ein Stationslager pro Artikel und
Woche bis anhin zwei bis drei Minuten auf. Bei einem Abteilungssortiment
von 200 bis 300 Artikeln sind dies gut acht
Arbeitsstunden pro Woche und Abteilung, die mit dem neuen
System vollständig wegfallen. Für das Ausliefern der bestellten
Waren braucht die Logistik nur eine Dreiviertel- bis maximal
eine Stunde, um eine Abteilung zu versorgen. Die jährlichen
Lager- und Beschaffungskosten einer Station konnten dank
des neuen Systems um 53 Prozent gesenkt werden. Fazit: Mit
einer Waagen basierten Spitallogistik können mit definierten
Prozessen und der Automatisierung messbar Kosten gespart
und die Sicherheit der Versorgung erhöht werden – und damit
auch die Patientensicherheit.
Herkömmliche Spitallogistik
> > Verbrauchsmaterialien in beliebiger Zahl auf den
Stationen, oft ungezählt
> > Pflegepersonen müssen Verbrauch schätzen
> > Bestellungen durch Pflegepersonal
> > Bindet Zeit und Ressourcen des Pflegepersonals
Logistik basierend auf mit Waagen
ausgerüsteten Lagerpositionen
> > Verbrauchsmaterialien werden permanent auf Waagen
gemessen
> > Automatische Auslösung von Bestellungen
> > Automatische Berücksichtigung von Feiertagen,
Verbrauchsschwankungen usw.
> > Pflegepersonal zu 100 Prozent entlastet vom Bestellvorgang,
hat mehr Zeit für die Pflege
> > Messbare Kosteneinsparungen dank effizienter
Lagerhaltung und Bewirtschaftung
Wiegand System GmbH
Klaus-Groth-Straße 7
14050 Berlin
Tel.: +49 30 / 948 69 226
E-Mail: medmanager@
wiegandsystem.de
Internet:
www.wiegandsystem.de
45