Jahrbuch IT, Einkauf & Logistik im Krankenhaus 2017

Janko Haft
Leiter des Geschäftsbereichs Logistik und Einkauf,
Universitätsklinikum Carl Gustav Carus Dresden
Y Wir wissen, wo die Wäsche ist! Einführung eines
RFID-basierten Wäscheversorgungssystems
Status Quo
In den 2.000 deutschen Krankenhäusern wird tagtäglich Wäsche
für Mitarbeiter, Patienten und sonstige Zwecke benötigt.
Die Arten der Versorgungssysteme sind dabei breit gefächert.
Von der eigenen Wäscherei mit eigenem Personal und eigener
Wäsche bis zur vollständigen Fremdversorgung sind verschiedene
Facetten möglich. Am Universitätsklinikum Carl Gustav
Carus Dresden an der Technischen Universität Dresden wird die
Wäscheversorgung bereits seit 1994 durch externe Unternehmen
sichergestellt. Nachdem in den Anfangsjahren noch über
eigene Wäsche verfügt wurde, wurde dies bei nachfolgenden
europaweiten Ausschreibungen durch Mietwäsche ersetzt. Bei
der Versorgung wurde auf einen Mix aus personengebundener
Wäsche im ärztlichen Bereich und Poolwäsche bei der Pflege
gesetzt. Häufig kam es dabei zu Versorgungsengpässen bzw.
Qualitätsmängeln. Die Diskussion zwischen Klinikum, Dienstleister
und Beschäftigten war dabei mannigfaltig. Es wurden
verschiedene Argumente vorgebracht, jedoch konnte nie der
Beweis erbracht werden, wo welche Wäschestücke verblieben
waren, warum diese nicht geliefert werden konnten und wer
für eine eventuelle Beschädigung verantwortlich war. Dies
führte bei den Beschäftigten zu einer latenten Unzufriedenheit.
Auch vonseiten des Dienstleisters gab es erhebliche Beschwernisse,
insbesondere hinsichtlich der Kosten von unzähligen verschwundenen
Wäschestücken.
Das neue Konzept
Auf Grund der Erfahrungen der Vergangenheit sollte ein modernes
und umfassend nachprüfbares System etabliert werden.
Dabei wurden im Vorfeld verschiedene Varianten untersucht.
Da Modelle der Barcode-Erfassung mit erheblichem personellen
Aufwand verbunden waren, konzentrierte man sich auf
elektronische Erfassungsvarianten. Letztendlich wurde eine
RFID-basierte Chipvariante favorisiert. Zurückgegriffen werden
sollte auf einen passiven UHF-Transponder. Diese Transponder
sind mit der notwendigen Empfangsantennentechnik inner-
halb von wenigen Millisekunden lesbar und übermitteln ihre
Informationen extrem schnell. Darüber hinaus ist die Lesbarkeit
im Idealfall bis zu einer Distanz von 4 m möglich. Die Ultrahochfrequenztechnologie
(UHF) ist den bisher verwendeten
Low-Frequenz- und High-Frequenz-Transpondern überlegen,
da große Mengen von Textilien bzw. Transpondern in einem
Lesedurchgang sicher identifiziert werden können. Dabei sollte
ein Gesamtkonzept aus einer Hand geschaffen werden.
D. h. alle Wäschestücke sind mit den Transpondern zu versehen,
also nicht nur Mitarbeiterbekleidung, sondern auch Patientenwäsche,
Flachwäsche, Decken, Kissen und die textile
OP-Versorgung. Außerdem sollte der neue Dienstleister auch
die Lesetechnik für die Transponder bereitstellen, den gesamten
Versorgungsprozess bis auf die Stationen und in die
OP-Bereiche sicherstellen und das entsprechende Personal für
die Inhouse-Verteilung (inkl. Entsorgung der Schmutzwäsche)
organisieren. Um die Nachverfolgung und die notwendige Steuerung
der Wäscheversorgungsprozesse sicherzustellen, wurde
ein IT-basiertes Wäschemanagementsystem gefordert.
Das Vergabeverfahren
Für die Auswahl des neuen Dienstleisters für die Wäschevollversorgung
war ein europaweites offenes Vergabeverfahren
notwendig. Ausgeschrieben wurden dabei die Leistungen für
Stationswäsche (Flachwäsche, Kissen und Decken), Berufsbekleidung
(Versorgung über Bekleidungsautomaten) und personengebundene
Kleidung für Chefärzte und leitende Oberärzte),
Auftragswäsche und die textile OP-Versorgung. Es wurde eine
sinnvolle Artikelstandardisierung mit einer Verringerung der
Artikelvielfalt angestrebt. Geeignete Maßnahmen, um möglichem
Wäscheschwund im täglichen Betrieb entgegenzuwirken,
sollten über ein IT-basiertes Textilcontrolling erfolgen. Die
Rechnungslegung muss ausschließlich elektronisch erfolgen.
Vorgegeben wurde das standardisierte elektronisch verarbeitbare
Rechnungsdatenformat PDF/A3-ZUGFeRD. Qualitäts-
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