Jahrbuch IT, Einkauf & Logistik im Krankenhaus 2017

Markus Wiegand
Geschäftsführer, Wiegand AG
Y Just-in-Time für die Krankenhauslogistik
In vielen Industriebetrieben, etwa der Maschinen- oder Autoindustrie,
werden Produktion und Prozesse nach der sogenannten
Just-in-time-Methode (JIT) organisiert. Das ebenso
einfache wie effiziente Prinzip: Statt kostenintensiver Lager zu
unterhalten und auf Vorrat zu produzieren oder zu lagern, werden
stets nur diejenigen Güter bereitgestellt, die tatsächlich
benötigt werden. Mit der Methode lassen sich enorme Einsparungen
erzielen. Könnte JIT auch einen Weg für Krankenhäuser
sein, um das Personal zu entlasten und Kosten zu sparen?
Just-in-time bezeichnet ein logistikorientiertes, dezentrales Organisations-
und Steuerungskonzept, bei dem nur das Material
in der Stückzahl und zu dem Zeitpunkt geliefert wird, wie es auch
tatsächlich zur Erfüllung der Kundenaufträge benötigt wird.
In den 1940er Jahren wurde Just-in-time beim japanischen Autobauer
Toyota erstmals umgesetzt. Mit Hilfe des einfachen
Kanban-Bestellsystems steuerte Toyota den Materialfluss entsprechend
den Bedürfnissen der Produktion: Sobald bei der
Warenentnahme ein markierter Meldebestand erreicht wird,
bestellt ein Mitarbeiter die Ware in einer definierten Menge
nach. Mit diesem Prinzip machte Toyota die Automobilproduktion
schlanker und wettbewerbsfähiger.
In den letzten Jahrzenten wurde die Kanban-Methode kontinuierlich
weiter verfeinert. Die sogenannte Industrie 4.0 erhöhte
die Intelligenz der Lagerplätze so weit, dass die dezentrale Materialflusssteuerung
immer genauer wurde und gleichzeitig
immer weniger menschliche Aufmerksamkeit erforderte. Das
führte zu einem schlankeren Gesamtprozess, reduzierte die
Durchlaufzeiten und Kapitalbindung – und damit die Kosten
für alle Beteiligten.
Enormer Logistikaufwand in Krankenhäusern
Werfen wir einen Blick auf eine typische Krankenhaus-Abteilung
von heute: Wie sieht dort die Lagerhaltung und die Produktbewirtschaftung
aus? Im Durchschnitt hat eine Abteilung 200
bis 300 verschiedene Verbrauchsartikel am Lager. Einkauf und
Logistik müssen dafür sorgen, dass so unterschiedliche Waren
wie Spritzen, Ampullen, sterile Handschuhe, Blutentnahmeröhrchen,
Verbandsmaterial, Mundschutz, aber auch Wäsche oder
Personalkleidung stets in ausreichender Zahl zur Verfügung
stehen. Im Zentrallager eines Krankenhauses lagern deshalb
Zehntausende von einzelnen Artikeln. Dies bedeutet nicht nur
einen enormen Platzbedarf, sondern bindet auch viel Kapital.
Und um die Produkte zu bewirtschaften, bedarf es eines grossen
Aufwands von Personal und Ressourcen.
Dabei sind längst nicht nur der Einkauf und die Logistik betroffen.
Im traditionell geführten Krankenhaus muss das Pflegepersonal
in den Abteilungen stets mitdenken und Bestellungen
organisieren, damit alle Artikel, die es für seine Arbeit benötigt,
immer in ausreichender Zahl zur Verfügung stehen.
„Sind noch genügend Spritzen da?“ „In unserer Station sind die
sterilen Untersuchungshandschuhe ausgegangen; habt ihr in
eurer Abteilung noch welche?“ Mit solchen und ähnlichen Fragen
sehen sich die Pflegefachleute von Krankenhäusern und
Heimen täglich konfrontiert. Dabei sollten sie sich um ihre Patienten
kümmern. Doch heute werden rund zwanzig Stellenprozente
einer klassischen Station eines Krankenhauses oder
Pflegeheims für Bestell- und Nachfüllprozesse gebraucht. Hier
geht viel wertvolle Zeit von gut ausgebildetem Pflegepersonal
verloren, die deutlich sinnvoller für die Pflege und Betreuung
der Patienten eingesetzt würde.
Wertvolle Zeit des Pflegepersonals für Bestellungen verschwendet
Die Bestellungen werden oft aufgrund von Schätzungen des
Bestandes und des Verbrauchs ausgeführt. Die Pflegeperson
muss abschätzen, wann ein bestimmter Artikel ausgehen
könnte – und dabei erst noch Feiertage und Wochenenden
ohne Bestellmöglichkeit berücksichtigen. Ein fehleranfälliges,
zeitraubendes System. Sein reibungsloses Funktionieren hängt
einzig davon ab, wie gut die Pflegeperson nachgeschaut, den
aktuellen Bestand gezählt und den künftigen Bedarf geschätzt
hat. Der Einkauf oder das Lager wiederum muss den Gesamtbedarf
aufgrund der Mitteilungen aus den einzelnen Stationen
zusammentragen und ebenfalls wieder mit Schätzungen und
genügend Puffer nachbestellen. Die Fehleranfälligkeit und Trägheit
dieses Systems sind offensichtlich – gerade in Zeiten immer
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