Daniel Kaplan - Portail documentaire du Ministère de l'Ecologie

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Modernisation de l’administration
La modernisation de l’administration locale
s’inscrit dans un processus plus général, initié en
1997 au niveau de l’administration centrale avec le
PAGSI, Plan d’action gouvernemental pour la
société de l’information.
En utilisant les TIC, les collectivités locales
peuvent intervenir sur leur fonctionnement
interne, de manière à améliorer leur gestion et la
coopération entre collectivités territoriales (ville –
département – région) ou entre collectivités au sein
d’une organisation intercommunale (syndicat,
communauté de commune ou d’agglomération,
district, pays), et simultanément sur leur environnement
extérieur et la liaison avec leurs partenaires
parapublics (associations, éducation nationale,
police, etc.), avec l’ensemble du tissu socioéconomique,
les entreprises et les citoyens.
Les principales applications des TIC seront :
– la création d’un site municipal, portail de l’administration
;
– la mise en place d’un intranet (réseau physique ou
virtuel interconnectant les différents services et
sites municipaux) évoluant le cas échéant vers un
extranet (raccordant également les partenaires
para publics) ;
– l’installation d’un centre d’appel ;
– le développement de téléprocédures administratives.
Site web municipal
Le site web municipal sera au cœur du dispositif
de modernisation de l’administration44 . Véritable
portail de l’administration locale, le site d’un projet
de ville numérique présente l’organigramme des
services et peut donner accès directement à la
messagerie de chaque responsable de service, voire
de chaque agent45 .
Il permet l’accès à des téléprocédures administratives
pour simplifier la relation entre
l’administration, les citoyens et entreprises locales.
Il peut être également un portail des acteurs locaux
(voir ci-dessous).
Intranet-extranet
La mise en place d’un intranet dans une
organisation vise à améliorer les échanges d’information
entre les services et globalement la
productivité, mais avec un impact important sur
son fonctionnement46 . Le réseau intranet pourra
être installé sur un réseau indépendant (infras-
Olivier Jonas
tructure de télécommunication appartenant à la
collectivité indépendante des réseaux des
opérateurs) ou sur un réseau public, en utilisant par
exemple les technologies de tunneling pour réaliser
un réseau privé virtuel sécurisé (VPN) sur Internet.
Le réseau intranet peut évoluer vers un
extranet, c’est-à-dire qu’il peut interconnecter audelà
des services municipaux un groupe plus large
d’utilisateurs, acteurs associatifs, acteurs para
publics, acteurs économiques, etc.
Les applications de ce réseau intranet/extranet
sont multiples ; citons notamment : un portail
intranet, une messagerie électronique, des forums de
discussion et des applications de groupes de travail
(groupware et workflow), la téléphonie et la
messagerie vocale personnelle (VoIP), la visioconférence,
la liaison avec les Systèmes d’information
territoriaux (SIT), le partage de ressources documentaires
et d’applicatifs (SIG par exemple), la gestion
des délibérations, des documentations spécialisées,
d’une revue de presse, les annuaires (agents
municipaux et acteurs locaux), la gestion du courrier
et quantité de logiciels spécialisés : gestions des
congés, des contrats, des recrutements, etc.
La mise en place d’un intranet à l’échelle
municipale nécessite à terme un ou plusieurs
webmestres chargés de la sécurité et de l’arborescence
du réseau, et ensuite de son animation
(portail, revue de presse…).
Centre d’appel
Un autre axe de développement des TIC, dans
une perspective de facilitation d’accès aux services
administratifs de la ville, est celui de la mise en place
d’un centre d’appels regroupant les accueils
téléphoniques des différents services municipaux ;
couplé à un numéro d’appel gratuit, ce service se
substitue aux secrétariats téléphoniques des
différents services.
Ce type de projet est actuellement à l’étude par
plusieurs villes françaises qui voient là, à l’image de
ce que mettent en place les entreprises, la possibilité
d’offrir un nouveau service aux habitants, plus
efficace, qui permet de répondre directement à une
moyenne de 60 à 80 % des appels (les appels plus
spécifiques sont orientés sur les agents administratifs
concernés), tout en décongestionnant les secrétariats
des différents services et en évitant aux cadres d’être
dérangés par des appels qui pourraient être traités en
amont.
À terme, ce type de service téléphonique peut
être couplé au site web de la ville, permettant
simultanément d’obtenir des informations électro-
44 En janvier 2001, on dénombre 1 100 sites web créés par les administrations et l’État.
45 Voir ici le site de Parthenay : www.district-parthenay.fr/
46 Selon une enquête de l’Association des Internautes Territoriaux et de La Gazette des communes, seulement 5 % des communes indiquent
qu’un intranet commence à remplacer les notes de service.