FileMaker Pro 5 Manuel de l'utilisateur

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8-8 Manuel de l’utilisateur FileMaker Pro Points importants à noter : 1 Les valeurs des rubriques source utilisées pour les références externes n’ont pas besoin d’être identiques pour établir la correspondance. (Reportez-vous à A propos des rubriques source dans les liens, page 8-6 et Définition de références externes entre fichiers, page 8-15.) 1 Pour copier les données dans une deuxième rubrique utilisant les mêmes rubriques source (par exemple, pour copier un nom et un numéro de téléphone basés sur le numéro d’identification d’un client, définissez une référence externe pour la deuxième rubrique et utilisez le même lien que pour la première rubrique. Fichier principal Réf. client Nom C200 Smith Téléphone 555-1234 Rubrique de destination de la première référence Rubrique de destination de la deuxième référence Lien Fichier lié Réf. client C235 Nom Réf. client C100 Télé- 42.83.91.04 Réf. client Nom C200 Ville Paris Nom Télé- Smith 555-3849 Téléphone Ville 555-1234 Vancouver Ville New York Rubrique source de la première référence Rubrique source de la deuxième référence Bases de données relationnelles vs références externes Le choix entre une base de données relationnelle et une référence externe est dicté par la façon dont vous comptez utiliser les données d’un autre fichier. Les informations suivantes vous aideront à faire votre choix. Optez pour une base de données relationnelle pour : 1 Consulter et exploiter les données d’un fichier lié (qui peut être le même fichier) à l’état le plus récent. Par exemple, affichez les données dans des rubriques liées pour obtenir le prix actuel d’un article. Si les données varient dans les fiches liées, les modifications seront répercutées dans le fichier principal. 1 Configurer et gérer les données de manière efficace et souple. Au lieu de créer de nombreux fichiers de base de données stockant plusieurs occurrences des données, vous enregistrez des occurrences uniques des valeurs dans des fichiers plus petits. Vous pouvez alors travailler sur les données de différentes manières. Les modifications des données ne sont apportées qu’à un seul endroit, ce qui supprime les doublons et garantit la fiabilité des données. 1 Economiser de l’espace disque, puisque les données ne sont enregistrées qu’une seule fois. Choisissez des références externes pour : 1 Copier des données à partir d’un fichier lié (qui peut être le même fichier) et les conserver en l’état même si les données du fichier lié varient. Par exemple, utilisez une référence externe pour copier le prix d’un article au moment de l’achat dans un fichier Facturation. Même si le prix change dans le fichier lié, le prix entré dans le fichier Facturation restera identique. 1 Gérer les fichiers contenant déjà des références croisées, si vous ne souhaitez pas les convertir en base de données relationnelle. Remarque Une base de données relationnelle complexe ou bien un ensemble complexe de références croisées peut nécessiter les compétences d’un administrateur maîtrisant la conception et la maintenance de ce type de base. L’administrateur peut également assurer la formation des autres utilisateurs de la base de données.
Utilisation des bases de données relationnelles Attention Avant de commencer, assurez-vous d’avoir bien compris les informations de la section précédente, Bases de données relationnelles vs références externes. Préparation d’une base de données relationnelle Il est conseillé de préparer une base de données sur papier en premier lieu. Pour préparer une base de données relationnelle, suivez les consignes générales ci-après. Remarque Les fichiers de cette section sont donnés à titre d’exemple uniquement. 1. Commencez par vous poser un certain nombre de questions, par exemple : 1 Quelles informations doit contenir la base de données ? 1 Quels sont les fichiers de base de données nécessaires ? 1 Quelles sont les rubriques que devra contenir chaque fichier ? 1 Quelles sont les données communes à plusieurs fichiers ? Par exemple, dans le cas d’une agence de voyages, vous pouvez avoir un groupe de fichiers réunissant les informations sur les clients, les voyages proposées par l’agence et les données de facturation. Utilisation de fichiers liés 8-9 • Informations à présenter ? • Fichiers de base de données ? • Rubriques ? • Données communes ? 2. Déterminez les fichiers de base de données nécessaires et les données qu’ils contiendront et décidez des rubriques qui détiendront des données communes à plusieurs fichiers. Ecrivez sur papier les noms des fichiers et des rubriques. Chaque fichier ne se rapporte qu’à un sujet et les rubriques du fichier ne concernent que ce sujet. D’après le sujet du fichier, réfléchissez pour voir à quel endroit il convient de stocker les données ou d’utiliser les données d’un fichier lié. Par exemple, un fichier Trajet peut comporter des rubriques destinées au numéro d’identification du trajet, à la ville de départ et à la ville d’arrivée. Un fichier Voyage peut comporter des rubriques destinées au numéro d’identification du voyage et au nom de ce dernier.
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Pour Windows et Mac ©1995, 1997-19
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