FileMaker Pro 5 Manuel de l'utilisateur

Le présent chapitre explique comment :
1 Préparer une base de données ;
1 Créer un fichier de base de données FileMaker Pro ;
1 Définir, modifier ou supprimer des rubriques dans la base
de données.
Préparation d’un fichier de base
de données
Chapitre 5
Création d’une base de données
Avant de créer une base de données, il est conseillé de la préparer
afin de gagner par la suite temps et effort. Bien qu’il soit possible de
modifier sa conception a posteriori, plus une base de données est préparée,
moins les interventions futures sont nécessaires. Commencez
par une structure simple, que vous utiliserez un certain temps avant
de décider des modifications à y apporter.
Pour préparer une base de données, suivez ces consignes générales :
1. Identifiez le problème à résoudre et les motivations conduisant à
créer une base de données.
Si d’autres personnes seront amenées à utiliser la base de données,
parlez-en avec elles pour déterminer les données nécessaires.
2. Décidez des catégories d’informations sur lesquelles vous allez
travailler et prévoyez un fichier de base de données distinct pour
chaque catégorie principale.
Par exemple, dans le cas d’une petite entreprise, vous pouvez prévoir
un fichier pour les produits, un pour les clients et un autre pour les
employés.
3. Analysez votre système informatique actuel afin de déterminer les
tâches qui sont exécutées.
Par exemple, imprimez-vous des étiquettes de publipostage ou des
factures ? Quelle sorte de rapports souhaitez-vous générer ? Souhaitez-vous
ajouter de nouvelles tâches ?
4. Décidez des données que le fichier doit contenir et prévoyez les
rubriques adéquates pour mémoriser ces données.
Par exemple, pour imprimer des factures, la base doit contenir
des rubriques pour l’adresse de facturation, l’adresse de livraison,
la quantité, le code produit, etc. Vous avez besoin également de
rubriques calculées pour les sous-totaux, la TVA, les frais de port
et le montant total de la facture.
Pour faciliter les recherches et le tri des fiches, créez des rubriques
distinctes pour le nom et le prénom ou encore le titre (par exemple,
M., Mme ou Dr.) et pour les différents éléments de l’adresse (ville,
département, pays et code postal).
5. Déterminez les relations entre votre fichier et les autres fichiers
contenant des données que vous pouvez exploiter.
Par exemple, si vous avez besoin de données existant déjà dans un
autre fichier FileMaker Pro, vous pouvez les réutiliser dans le fichier
actuel.
6. Décidez des modèles nécessaires et préparez un modèle séparé
pour chaque tâche.
Par exemple, prévoyez des modèles pour la saisie des données, la
saisie des commandes, l’impression d’étiquettes de publipostage,
l’impression de lettres types, ainsi que pour chaque type de rapport
que vous générez.
7. Déterminez si la base de données sera partagée par d’autres utilisateurs
et de quelle manière ils auront accès aux fichiers.