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Neue Textdokument-Korrespondenz erstellen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen >
Korrespondenz erstellen, um die Registerkarte Korrespondenz anzuzeigen.
2. Wenn dem Dokument auch ein Adresse zugeordnet werden soll, wählen Sie im Abschnitt
Zuordnungen einen oder mehrere Adressen für das neue Dokument. (Falls noch keine Adressen
zugeordnet sind, klicken Sie auf Adressen, um die gewünschten Adressen zu finden.)
3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link Word-Dokument. Daraufhin wird das Dialogfeld
"Neues Word-Dokument" eingeblendet.
4. Geben Sie im Feld Titel einen Namen für das neue Dokument ein und wählen Sie in der Dropdown-Liste
Kategorie die gewünschte Dokumentkategorie sowie in der Dropdown-Liste Vorlage eine
Dokumentvorlage. Wenn Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche hinter der Dropdown-Liste
Vorlagen klicken, wird die ausgewählte Vorlage zur Bearbeitung in MS Word geöffnet.
5. Wählen Sie unter Ein Dokument... eine der Optionsschaltflächen für den/die Adressaten und klicken Sie
auf OK, um das Dialogfeld zu schließen. Je nach gewählter Adressat-Option werden ein oder mehrere
neue Dokumente generiert und in MS Word zur Bearbeitung geöffnet.
6. Bearbeiten Sie das/die geöffnete(n) Word-Dokument(e). Da Adresse(n), Absender, Anrede und
Grußformel bereits eingetragen sind, können Sie direkt Ihren Text schreiben. Anschließend speichern
Sie das/die Dokument(e) innerhalb von MS Word. Die Dokumentablage erfolgt im Standard-
Dokumentenverzeichnis bzw. unter dem Pfad, den Sie im Systemmodul für estateOffice-Dokumente
konfiguriert haben.
7. Verwenden Sie die Druckbefehle von MS Word, um ein oder mehrere geöffnete Dokumente zu drucken.
Abhängig vom gewählten Ausgabeformat werden weitere Fenster angezeigt. Die Druckausgabe erfolgt
auf dem voreingestellten Drucker.
8. Nachdem Sie MS Word beendet haben und die Registerkarte "Korrespondenz" wieder im Vordergrund
angezeigt wird, enthält die Dokumente-Übersicht den Namen des neuen Dokuments. Klicken Sie in der
Symbolleiste auf Speichern, um Ihre neue Korrespondenz zu sichern.
Neue E-Mail-Korrespondenz erstellen
1. Öffnen Sie im Objektmanager ein Objekt und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen >
Korrespondenz erstellen, um die Registerkarte "Korrespondenz" anzuzeigen.
2. Wählen Sie im Abschnitt Zuordnungen einen oder mehrere Adressaten für das neue Dokument. Klicken
Sie auf Adressen, um mit der Kurzsuche-Funktion neue Adressen hinzuzufügen.
3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link E-Mail. Daraufhin wird das Dialogfeld "Neue E-Mail"
eingeblendet. Der E-Mail-Adressat ist hier bereits eingetragen.
4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Vorlage eine E-Mail-Vorlage. Bei Auswahl einer Vorlage im HTML-
Format muss Outlook bereits geöffnet sein, sonst wird der Vorgang abgebrochen. In der Dropdown-
Liste Kategorie ist bereits ein passender Eintrag vorgegeben, den Sie bei Bedarf ändern können. Wenn
Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche hinter der Dropdown-Liste Vorlagen klicken, wird die ausgewählte
Vorlage zur Bearbeitung geöffnet.
5. Fall Sie Dateien an die E-Mail anhängen möchten, klicken Sie auf das Erweiterungssymbol vor dem
Abschnitt Dokumente an die E-Mail anhängen. Markieren Sie in der eingeblendeten Liste ein oder
mehrere Dokumente, die Sie bereits als Korrespondenz zum gewählten Objekt erstellt haben.
6. Klicken Sie auf OK, um die E-Mail mit dem aktuellen Inhalt der Seriendruckfelder zur Kontrolle zu öffnen
oder auf Direkt versenden, wenn die E-Mail sofort versendet werden soll. Vor dem Versand muss MS
Outlook geöffnet sein, sonst kann der Vorgang nicht fortgesetzt werden.
7. Nachdem die E-Mail gespeichert oder versendet wurde und die Registerkarte "Korrespondenz" wieder
im Vordergrund angezeigt wird, enthält die Dokumente-Übersicht den Namen der neuen E-Mail. Klicken
Sie in der Symbolleiste auf Speichern, um Ihre Korrespondenz zu sichern.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 158 von 351