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Die folgenden schrittweisen Anleitungen zeigen, wie Sie neue Gruppenzeitpläne anlegen und
Besprechungen einberufen:
Neuen Gruppenzeitplan anlegen
1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Übersicht > Gruppenplaner.
2. Klicken Sie auf das Dokumentsymbol rechts in der Dropdown-Liste Gruppenzeitplan und geben Sie
einen Namen für den neuen Plan ein.
3. Wählen Sie Teilnehmer/Benutzer für Ihren Gruppenplan. Dazu öffnen Sie die Dropdown-Liste Teilnehmer
einladen und wählen einen Benutzernamen. Klicken Sie anschließend auf den grünen Punkt neben dem
Namen. Daraufhin wird im Tabellenraster eine Zeile für den gewählten Benutzer eingefügt. Wiederholen
Sie diesen Schritt für jeden Benutzer, den Sie in Ihren Plan aufnehmen wollen.
4. Wenn Sie diese Gruppe zukünftig als Standardgruppe verwenden möchten, klicken Sie auf das Symbol
hinter der Dropdown-Liste Gruppenzeitplan.
5. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Gruppenzeitplan auf das Diskettensymbol neben dem Namen, um
den neuen Gruppenzeitplan zu speichern. Fügen Sie anschließend Besprechungstermine entsprechend
der folgenden Anleitung zur Bearbeitung von Gruppenzeitplänen ein.
Neue Besprechung einberufen
1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Übersicht > Gruppenplaner und wählen Sie im Dropdown-Menü
der Symbolleisten-Schaltfläche Gruppenzeitplan den Plan der Gruppe, für die Sie eine Besprechung
einberufen möchten. (Falls Sie eine völlig neue Teilnehmergruppe einladen wollen, erstellen Sie
zunächst einen neuen Gruppenplan.)
2. Um einen zusätzlichen Teilnehmer einzuladen, der noch nicht im Gruppenplan aufgeführt ist, öffnen Sie
die Dropdown-Liste Teilnehmer einladen, indem Sie das Pfeilsymbol anklicken. Wählen Sie einen
Benutzernamen und klicken Sie anschließend auf das Plus-Symbol neben dem Namen. Wiederholen
Sie diesen Schritt für jeden zusätzlichen Teilnehmer. (Sie können die Teilnehmerliste auch später auf
dem Terminformular ändern.)
3. Klicken Sie in der Kalenderübersicht auf das Datum an dem die Besprechung stattfinden soll, und
überprüfen Sie im Frei/Belegt-Raster, ob die vorgesehenen Teilnehmer an diesem Tag zur geplanten
Uhrzeit verfügbar sind.
4. Markieren Sie die geplante Uhrzeit im Tabellenraster. Möchten Sie eine längere Besprechungsdauer als
eine Stunde auswählen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt, während Sie mehrere Rasterfelder
markieren. Wenn Sie eine Besprechung mit nur einem Gruppenmitglied planen, markieren Sie den
Termin in der Tabellenzeile mit dem Namen des Teilnehmers.
5. Klicken Sie im Dropdown-Menü der Symbolleisten-Schaltfläche Besprechung auf Neue Besprechung,
falls Sie nur einen Teilnehmer einladen. Klicken Sie dort auf Neue Besprechung mit allen, wenn alle
Gruppenmitglieder teilnehmen sollen. Daraufhin wird das Formular zur Erstellung eines neuen Termins
geöffnet. Datum, Uhrzeit und Dauer des Termins sowie die gewählten Teilnehmer sind bereits
eingetragen und Sie können die Festlegung der weiteren Details und Optionen wie in der Beschreibung
"Termin vereinbaren" vornehmen.
6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern & Schließen, damit der Termin gespeichert und
automatisch im Terminkalender alle gewählten Teilnehmer eingetragen wird.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 279 von 351