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Zum Anlegen einer neuen Gruppe klicken Sie auf Neue Gruppe erzeugen und geben im eingeblendeten
Fenster einen Gruppennamen ein. Daraufhin wird eine zweite Instanz der Gebietsdatenbank geöffnet.
Erweitern Sie die Listenanzeige und markieren Sie alle Orte in Deutschland, Österreich oder der Schweiz,
die in die neue Gebietsgruppe übernommen werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufnehmen und
anschließend auf Übernehmen. Jetzt wird die neue Gruppe mit den enthaltenen Orten im ersten Fenster der
Gebietsdatenbank angezeigt. Klicken Sie hier erneut auf Übernehmen, damit die Einstellung angewendet
und das Fenster der Gebietsdatenbank geschlossen wird.
Beim nächsten Öffnen der Gebietsdatenbank werden auf dem Register Ortsauswahl zuerst die Orte der
gewählten Gruppe angezeigt. Zur Übernahme eines Orts-/Ortsteilnamens in das Feld Gebiet des
Adressformulars doppelklicken Sie auf den Listeneintrag oder wählen ihn aus und klicken auf die
Schaltfläche Übernehmen.
Nach dem Anlegen einer oder mehrerer Gebietsgruppen können Sie die Ortssuche und Namensübernahme
in das Adressformular vereinfachen, indem Sie das Fenster der Gebietsdatenbank öffnen und direkt zum
Subregister Definierte Gruppen wechseln. Dort markieren Sie eine Gruppe, wählen in der Liste Zugeordnete
Orte den gewünschten Ort und klicken auf die Schaltfläche Übernehmen. Der gewählte Ortsname wird im
Feld Gebiet des Adressformulars eingetragen und das Fenster der Gebietsdatenbank geschlossen.
Zum Löschen einer Gruppe markieren Sie den Namen in der Gruppenliste und klicken auf die Schaltfläche
Markierte Gruppe löschen.
Subregister Ortssuche nach Einwohnerzahl
Auf dieser Subregisterkarte können Sie Orte in Deutschland, Österreich und der Schweiz nach Größe bzw.
Einwohnerzahl sortiert anzeigen und Orte suchen, deren Einwohnerzahl in einem bestimmten Bereich liegt.
Dazu geben Sie in den Feldern Einwohnerzahl (min.) und Einwohnerzahl (max.) jeweils einen Grenzwert ein
und klicken auf Suchen. Daraufhin werden in der Suchergebnisliste Datensätze aller Orte angezeigt, deren
Einwohnerzahl im angegebenen Größenbereich liegt. Jeder Datensatz besteht aus dem Ortsnamen, der
Einwohnerzahl und den zugehörigen Postleitzahlen. Um den Namen eines Orts/Ortsteils in das Feld
Gebiet des Adressformulars zu übernehmen, doppelklicken Sie auf den Listeneintrag oder wählen ihn aus
und klicken auf die Schaltfläche Übernehmen.
Verwendung der Telefonvorwahl-Ergänzung
Die Adressformularfelder für Telefonnummern enthalten eine Schaltfläche zur automatischen Ergänzung der
Vorwahl-Komponenten. Zum Eintragen einer Telefon- oder Telefaxnummer klicken Sie im Anschluss an die
Eingabe der Adresse auf die Schaltflächen mit dem Telefonsymbol. Dadurch wird automatisch die passende
Länder- und Ortsvorwahl zu der Adress-Anschrift eingetragen und Sie können die Rufnummern ergänzen.
Nachdem diese Felder gefüllt sind, werden die Telefonsymbole nicht mehr grau, sondern schwarz
dargestellt. Wenn der Benutzer später ein Telefonsymbol anklickt, wird das Fenster zur Rufnummern-
Anwahl eingeblendet, und bei entsprechender Software-Konfiguration kann die jeweilige Rufnummer
automatisch angewählt werden.
Adressfeld-Sonderfunktionen für E-Mail und Internet
Nach der Eintragung einer E-Mail-Adresse wird diese in einen Hyperlink konvertiert. Wenn der Benutzer
später das Briefsymbol rechts im E-Mail-Feld anklickt, wird automatisch MS-Word geöffnet, das Formular
zur Erstellung einer neuen E-Mail angezeigt und die gewählte E-Mail-Adresse im Empfänger-Feld
eingetragen. Außerdem werden in Word unterhalb der Symbolleisten drei estateOffice-Schaltflächen
angezeigt.
Nach dem Eintragen einer Internet-Adresse wird diese ebenfalls in einen Hyperlink konvertiert. Wenn der
Benutzer später das Globussymbol rechts im Internet-Adressfeld anklickt, wird automatisch der Internet-
Browser gestartet und die Website mit der angegebenen Adresse geöffnet.
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie Adressen erfassen.
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 209 von 351