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generieren. Bei jeder neuen Korrespondenz-Aktion können Sie alle Informationen durch Anklicken der<br />
Symbolleisten-Schaltfläche Aktivität per E-Mail in einer E-Mail weiterleiten, um Kollegen und Partner zu<br />
informieren. Es wird eine neue Nachricht in MS-Outlook geöffnet. Als Empfänger ist standardmäßig der<br />
Adressbetreuer eingetragen.<br />
Die folgenden schrittweisen Anleitungen beschreiben, wie Sie neue Dokumente zu einer Adresse<br />
hinzufügen.<br />
Neue Textdokument-Korrespondenz zu einer Adresse erstellen<br />
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen ><br />
Korrespondenz erstellen, um die Registerkarte "Korrespondenz" anzuzeigen.<br />
2. Wenn dem Dokument auch ein Adresse zugeordnet werden soll, wählen Sie im Abschnitt<br />
Zuordnungen einen oder mehrere Adressen für das neue Dokument. (Falls noch keine Adressen<br />
zugeordnet sind, klicken Sie auf Adressen, um mit der Kurzsuche-Funktion die gewünschten Adressen<br />
zu finden.)<br />
3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link Word-Dokument. Daraufhin wird das Dialogfeld<br />
"Neues Word-Dokument" eingeblendet.<br />
4. Geben Sie im Feld Titel einen Namen für das neue Dokument ein, wählen Sie in der Dropdown-Liste<br />
Kategorie die gewünschte Dokumentkategorie und in der Dropdown-Liste Vorlage eine<br />
Dokumentvorlage. Wenn Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche hinter der Dropdown-Liste Vorlagen<br />
klicken, wird die ausgewählte Vorlage zur Bearbeitung in MS Word geöffnet.<br />
5. Wählen Sie unter Ein Dokument... eine der Optionsschaltflächen für den/die Adressaten und klicken Sie<br />
auf OK, um das Dialogfeld zu schließen. Je nach gewählter Adressat-Option werden ein oder mehrere<br />
neue Dokumente generiert und in MS Word zur Bearbeitung geöffnet.<br />
6. Bearbeiten Sie das/die geöffnete(n) Word-Dokument(e). Da Adresse(n), Absender, Anrede und<br />
Grußformel bereits eingetragen sind, können Sie direkt Ihren Text schreiben. Anschließend speichern<br />
Sie das/die Dokument(e) innerhalb von MS Word. Die Dokumentablage erfolgt im Standard-<br />
Dokumentenverzeichnis bzw. unter dem Pfad, den Sie im Systemmodul für estateOffice-Dokumente<br />
konfiguriert haben.<br />
7. Verwenden Sie die Druckbefehle von MS Word, um ein oder mehrere geöffnete Dokumente zu drucken.<br />
Abhängig vom gewählten Ausgabeformat werden weitere Fenster angezeigt. Die Druckausgabe erfolgt<br />
auf dem voreingestellten Drucker.<br />
8. Nachdem Sie MS Word beendet haben und die Registerkarte "Korrespondenz" wieder im Vordergrund<br />
angezeigt wird, enthält die Dokumente-Übersicht den Namen des neuen Dokuments. Klicken Sie in der<br />
Symbolleiste auf Speichern, damit Ihre neue Korrespondenz gesichert wird.<br />
Neue E-Mail-Korrespondenz erstellen<br />
1. Öffnen Sie im Adressmanager eine Adresse und wählen Sie in der Navigationsleiste Aktionen ><br />
Korrespondenz erstellen, um die Registerkarte "Korrespondenz" anzuzeigen.<br />
2. Wählen Sie im Abschnitt Zuordnungen einen oder mehrere Objekte für das neue Dokument. Klicken Sie<br />
auf Objekte, um mit der Kurzsuche-Funktion neue Objekte hinzuzufügen.<br />
3. Klicken Sie im Abschnitt Dokumente auf den Link E-Mail. Daraufhin wird das Dialogfeld "Neue<br />
E-Mail" eingeblendet. Der E-Mail-Adressat ist hier bereits eingetragen.<br />
4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Vorlage eine E-Mail-Vorlage. Bei Auswahl einer Vorlage im HTML-<br />
Format muss Outlook bereits geöffnet sein, sonst wird der Vorgang abgebrochen. In der Dropdown-<br />
Liste Kategorie ist bereits ein passender Eintrag vorgegeben, den Sie bei Bedarf ändern können. Wenn<br />
Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche hinter der Dropdown-Liste Vorlagen klicken, wird die ausgewählte<br />
Vorlage zur Bearbeitung geöffnet.<br />
Benutzerhandbuch estateOffice 4.0 - Seite 233 von 351