Speciale samlet - Forskning

JØH: jeg skal dokumentere de virksomheder jeg har været i kontakt med på vores crm-system og
det er også derfra jeg skal sende dem til brugerevaluering og den brugerevaluering, der har jeg et
måltal på. det er de krav der er for at jeg kan opfylde min kontrakt.
Hvad jeg ved af så er der ikke noget krav om at jeg skal gemme de papirer jeg får fra iværksættere
og virksomheder, som jeg tidligere har været vant til i 5,7, 10 år – snarere tværtimod. Fortrolige
papirer skal jo nærmest … de skal i hvert fald ikke ligge fremme. Men jeg tror der er en udfordring
i hvad gør vi egentlig med papirer. For fra tid til anden, der får man jo fortrolige forretningspapirer
og som det er nu så har vi ikke en stor mappe med en lås, som vi låser når vi går. Jeg plejer at sætte
dem i ringbind og over på min hylde så de ikke ligger og roder på mit bord. Men hvis der er
rengøring eller der er indbrud er det jo bare at tage mapperne.
JBL: Hvordan dokumenterer du? Du har nævnt crm –systemet men er der andet?
JØH: Jeg har en stor dokumentation i min mailbox, hvor jeg deler ind i alle mulige mapper. Når jeg
arbejder med Dynamic Mobile, så ryger det ind i Dynamic Mobile- mappen, som ligger i
vejledningsmappen. Jeg prøver så vidt muligt at tømme min forside af min inbox, så alt bliver
kanaliseret ned. Så har jeg selvfølgelid alle de der mapper for eksempel har jeg en der hedder viden,
som er sådan generel viden og information, som jeg tænker jeg vil få brug for senere. Men den er
også farlig fordi det er som at have en diverse-mappe, så de ting man ikke sletter og alligevel ikke
har et specielt tilhørsforhold til de ryger derned ik´.
JBL: Hvor gemmer du mest? Er det i Outlook?
JØH: det er helt sikkert i Outlook. Og hvis jeg får dokumenter fra vores iværksættere, så ryger det
over på vores f:/drev under korrespondance og så under den enkelte virksomhed.
JBL: Anvender du nogensinde dine kollegers dokumenter?
JØH: Ja, både dem der er lavet administrativt fordi de skal anvendes for eksempel
udlægsafregninger, men også forskellige strategidokumenter…. Jeg skrev lige comapping her. Det
er et værktøj som jeg anvender sammen med Torben og Sandra især. Det er et mindmap-værktøj,
der fungerer via internet, hvor man kan dele sine mindmaps. Jeg bruger det sammen med Sandra på
to virksomheder og sammen med Torben på nogle andre virksomheder. Den er god til at give et
hurtigt overblik uden at skrive et to-tre siders referat. For der er typisk nogle kategorier man skal
igennem når men er ude hos en virksomhed. Man skal høre lidt om hvad det er for nogle personer
og så skal man høre lidt om hvad det er for nogle produkter, om deres marked og konkurrenter,
fremtidsplaner osv. Der har vi sådan en generisk plan vi kan gå ud fra og så kan man så fylde ind i
den når man har været til møde. Den bruger jeg også temmelig meget.
JBL: Er det kun jer, der bruger det? Eller ligger den offentlig tilgængelig for resten af
medarbejderne?
JØH: Jeg ved faktisk ikke hvor mange der bruger den.
JBL: For der kan man jo tale om videndeling…
JØH: Ja, det er videndeling. Den stammer vist nok fra en virksomhed, som Torben har vejledt i
starten, som han synes det her er et rigtig godt værktøj og så har han fået nogle gratis adgange. Jeg
67