Publikation „Wir sind daran nicht ganz unbeteiligt“ - voestalpine

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Fachliche Hilfestellung aus den voestalpine-Abteilungen Die gesamte Mitarbeiterbeteiligung wurde in internen Arbeitsgruppen konzipiert und mit der Unterstützung verschiedenster Fachabteilungen ins Leben gerufen. Diese fachliche Unterstützung ist auch für die laufende Abwicklung der voestalpine-Mitarbeiterbeteiligung notwendig. So achten die MitarbeiterInnen der Rechtsabteilung der voestalpine AG bei Aktienkäufen und Übertragungen auf die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen, aus der Steueradministration kommt Hilfestellung bei der Abwicklung von Abgabenerklärungen und die Konzernkommunikation begleitet die Öffentlichkeitsarbeit der Stiftung. Besonders intensiv ist die Zusammenarbeit mit dem Konzerntreasury, laufen doch alle Zahlungen über das Pooling der voestalpine AG, für den Aktienerwerb der nationalen wie auch der internationalen Tochtergesellschaften. Erst das koordinierte Zusammenspiel mehrerer Abteilungen gewährleistet die optimale Abwicklung des Modells. Ein Jour fixe als Expertenrunde In den Sitzungen und Arbeitsgruppen des Stiftungsbeirates werden wichtige Themen diskutiert und Entscheidungen getroffen – sie allein reichen jedoch nicht aus für die Klärung offener Fragen. Um rasch agieren zu können und dabei auch das Know-how des Personalwesens und der Belegschaftsvertretung für die Entscheidungsprozesse nutzen zu können, unterstützt ein monatlicher Jour fixe die Arbeit der Stiftungsorgane. In dieser Expertenrunde können geschäftsführender Vorstand, Konzernmanagement, Konzernbetriebsrat und die administrativ abwickelnde Servicegesellschaft Detailfragen vorab klären und erste Lösungsvorschläge besprechen. Service-Qualität Die Stiftung wickelt gemeinsam mit den PersonaladministratorInnen und -verrechnerInnen in den Gesellschaften die gesamte Mitarbeiterbeteiligung ab. Die umfangreichen Tätigkeiten werden trotz ihrer Komplexität laufend auf ihre Effizienz hin geprüft. Die derzeit drei für die Stiftung tätigen Mitarbeiterinnen im Sekretariat sind außerdem Ansprechpartnerinnen für die PersonalmanagerInnen vor Ort und speziell für den österreichischen Konzernteil die zentrale Anlaufstelle für die einzelnen MitarbeiterInnen und ihre persönlichen Fragen. Auch hier an vorderster Linie werden die Abläufe regelmäßig evaluiert und optimiert. Die Stiftung 97
Das Heute Im Auftrag der Stiftung: die actuaria benefits consulting GmbH Die Verwaltung der mehr als 22 Mio. Aktien für die Beschäftigten, die Verwaltung der Depots, die Datenverarbeitung für alle beteiligten Gesellschaften, die Abwicklung der Zahlungsflüsse – das alles und vieles mehr wird im Auftrag der Stiftung von der Firma actuaria benefits consulting GmbH durchgeführt. Das Unternehmen ist seit den Anfängen der voestalpine- Mitarbeiterbeteiligung in die Entwicklung und Administration der Mitarbeiterbeteiligung mit einbezogen. Die Palette reicht von der Berechnung der Barwerte beim ersten Modell im Jahr 2000 über den monatlichen Datenaustausch mit den Gesellschaften und die Abwicklung der individuellen Aktienzuteilungen bis hin zur Berechnung von Prognosen für die Depotentwicklungen. Besonders wichtig für die einzelnen AktionärInnen ist die Erstellung der jährlichen Kontonachricht. Diese gibt den jeweils persönlichen Stand der Aktien im Beteiligungsmodell wieder, aufgeschlüsselt nach jährlichem Zuwachs und unter Angabe der zugewiesenen Dividende. Am Sitz der Stiftung in Linz können alle beteiligten MitarbeiterInnen telefonische oder auch persönliche Beratung in Anspruch nehmen. Sie werden dort von den Beschäftigten der actuaria benefits consulting GmbH umfassend über den persönlichen Aktienstand informiert und erhalten Unterstützung bei unterschiedlichsten Fragen zur Abwicklung. Für die Stiftung im Einsatz: Die Linzer actuaria-Mitarbeiterinnen Eva-Maria Grasböck, Anneliese Mathy und Daniela Tumfart. 98 Das Verwaltungszentrum Tag für Tag rufen an die 50 Personen zum Thema Mitarbeiterbeteiligung im Büro der Stiftung in Linz an. Von dort aus werden Jahr für Jahr rund 30.000 Briefe versandt (Kontonachrichten, Austrittsinfos, Benachrichtigungen der Firmen). Die Datenbanken für die Mitarbeiterbeteiligung in Österreich, Deutschland und Großbritannien umfassen mehr als 21.000 Personen – alleine in Österreich kommen Monat für Monat Datenmeldungen aus 49 Gesellschaften für 20.500 Personen in die zentrale Verwaltung. Jede Datenmeldung hat über 300 Zeichen, das macht in Summe 6,4 Mio. Zeichen, die es zu verarbeiten gilt.
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