download

104
Namun bila kamar tidak tersedia, maka petugas akan memberikan
berbagai alternatif pilihan kepada calon tamu, seperti jenis kamar lain,
periode lain, masuk daftar tunggu atau pindah kamar setelah satu hari
kedatangan ataupun menawarkan hotel lain yang sejenis. Bila segala
pilihan alternatif yang telah diberikan dan calon tamu tidak berkenan, maka
pemesanan kamar tersebut akan ditolak. Hal ini dikenal dengan istilah
denying of booking.
Ada beberapa alasan yang umum mengapa suatu pemesanan kamar
ditolak apabila:
a. Hotel tidak dapat memberikan permintaan-permintaan calon tamu,
seperti jenis kamar, tanggal yang diminta, dan fasilitas lain.
b. Hotel mengalami fully booked atau pemesanan kamar penuh,
sehingga pemesanan kamar yang masuk tidak dapat diterima lagi.
Hal ini biasanya terjadi saat musim ramai (peak season).
c. Calon-calon tamu yang sebelumnya telah diketahui memiliki reputasi
yang buruk sebagai tamu di masa lalu di hotel tersebut, misalnya
ada permasalahan mengenai pembayaran rekening atau kasuskasus
lain yang dianggap merugikan pihak hotel.
D. Pencatatan dan dokumen pemesanan kamar
Teknik penulisan nama tamu
Penulisan nama tamu hendaknya ditulis dengan huruf cetak yang jelas,
dan dapat dibaca oleh siapa pun. Di dalam penulisan nama perlu diperhatikan
tata cara penulisan yaitu nama akhir atau nama keluarga atau nama tambahan
yang sering disebut dengan ”surname” yang dikenal dengan istilah ”initial” yaitu
nama depan baik berupa nama pemberian maupun nama tengah.
Tata cara penulisan nama tamu sangat perlu sekali diketahui dalam usaha
memudahkan untuk memeriksa atau mencari kembali bila diperlukan sebab
penyusunan di dalam rak, baik ke dalam rak pemesanan kamar, rak kamar,
dan rak informasi lainnya akan disusun berdasarkan abjad yang didahului
dengan nama akhir (surname). Sesudah itu barulah dengan nama depan tamu.