download

Penyelesaian tagihan tamu dapat dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu:
• Mengetahui jenis pembayaran yang diterima oleh hotel.
• Memproses tagihan tamu dengan cara memposting transaksi tamu.
• Memilih metode pembayaran yang diinginkan.
• Memproses keberangkatan tamu serta membuat guest history.
• Mengumpulkan dan memproses tagihan tamu yang berupa piutang hotel.
3.10.1 Proses Check-Out
Proses check-out merupakan hal yang penting bagi hotel karena the last impression
akan tergambar dari lancarnya proses ini. Terlebih lagi kesan yang baik
akan membawa citra yang positif pula bagi tamu sehingga datang dan datang
kembali ke hotel. Apabila tamu akan meninggalkan hotel maka ada beberapa hal
yang perlu disiapkan, antara lain:
a. Guest folio/guest bill
Tagihan tamu perlu disiapkan sedini mungkin, apalagi kalau tanggal dan
waktu check-out tamu sudah diketahui. Folio berupa kumpulan transaksi tamu
mulai kamar, restoran, telepon laundry, dan pengeluaran lainnya. Guest folio
tidak bisa dicetak dulu, tetapi menunggu sampai data transaksi terakhir bisa
masuk di sana. Persiapan hanya berupa pengecekan awal mengenai transaksi
yang telah dilakukan, apakah ada kekurangan, kesalahan, atau tidak. Dengan
melihat kembali sistem pembayaran yang telah disepakati pada saat tamu
check-in, apakah memakai sistem pembayaran tunai, tagihan ke perusahaan
atau tinggal tanda tangan saja dan ada pihak tertentu yang membayar. Seringkali
kendala muncul di kantor depan, gara-gara mengandalkan sistem semata,
yang akhirnya berbuntut proses check-out yang memakan waktu lama yang
akhirnya terjadi keluhan tamu. Sebenarnya hal itu bisa dihindari jika setiap
reception/front desk agent konsentrasi tentang tamu yang akan ditangani.
Konsentrasi salah satunya bisa berupa melihat secara saksama tamu yang
akan melakukan check-out. Jika sudah hafal di luar kepala maka percepatan
proses akan bisa terjadi. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah ketelitian baik
mengenai hal yang sudah baku maupun hal yang bersifat tambahan atau
insidental. Seorang receptionis sudah terbiasa untuk memasukkan hal yang
bersifat baku di folio tamu, antara lain charge untuk kamar tamu setiap hari
selama tamu masih in-house, penambahan biaya pajak dan pelayanan untuk
transaksi yang terkena tax and service, besarnya adalah 21% untuk kamar,
F&B, dan laundry, transaksi yang tidak dikenakan penambahan pajak dan
pelayanan adalah telepon, drug store, dan transportasi yang dikelola pihak
diluar hotel. Elemen baku lainnya adalah pemotongan total biaya dengan deposit
yang telah dibayarkan tamu di depan. Pembayaran dengan tunai atau
kartu kredit tidak bisa dikembalikan dalam bentuk kartu kredit kepada tamu,
jika ada kelebihan deposit dari tamu.
175