download

H. Penanganan perubahan, pembatalan, dan pemesanan kamar yang tidak
datang tanpa pemberitahuan
1. Perubahan pemesanan kamar (amendment of reservation)
Adalah perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar
sebelum kedatangan tamu di hotel. Perubahan ini dilakukan dengan alasan
tertentu. Perubahan pemesanan ini dapat berupa:
• Perubahan tanggal kedatangan & keberangkatan.
• Perubahan jenis kamar.
• Penambahan atau pengurangan jumlah tamu & jumlah kamar.
• Perubahan harga.
Jika terjadi perubahan pemesanan kamar, maka langkah-langkah
yang harus dilakukan oleh petugas reservasi adalah sebagai berikut.
a) Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan.
b) Mengisi perubahan pada formulir change of reservation/amendment
of reservation.
c) Membuat perubahan pada tabel pemesanan kamar.
d) Membuat perubahan pada slip pemesanan kamar.
e) Menyimpan pada arsip sesuai dengan perubahan pada tanggal tiba
yang baru.
2. Pembatalan pemesanan kamar (cancelation of reservation)
Adalah terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah
dilakukan sebelum waktu kedatangannya di hotel. Kemudian hotel, akan
memberikan kode/nomer pembatalan reservasi kepada tamu sebagai
bukti bahwa telah terjadi pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian
kamarnya tinggi akan menetapkaan peraturan jika pembatalan kamar
terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservation akan
dipotong 50%. Jika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka petugas
reservasi akan melakukan hal sebagai berikut.
a) Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan.
b) Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir
pembatalan dengan lengkap.
c) Mencoret slip pemesanan kamar.
d) Hapus data pada tabel pemesanan kamar.
e) Simpan kembali pada arsip.
109