download

depan sehari-hari. Adapun fungsi-fungsinya, yaitu menjual kamar, memberikan
informasi mengenai seluruh produk, fasilitas, pelayanan dan aktivitas yang ada di
hotel maupun diluar hotel, berkoordinasi dengan bagian lain yang terkait dalam
rangka memenuhi keinginan tamu serta memberikan pelayanan yang maksimal,
melaporkan status kamar yang terkini, mencatat, memeriksa pembayaran tamu
serta menangani rekening tamu,membuat laporan yang dibutuhkan oleh hotel,
memberikan pelayanan telekomunikasi untuk tamu, memberikan pelayanan barang
bawaan tamu serta menyelesaikan keluhan tamu.
• Tim yang ada di bagian ini, yaitu:Front Office Manager yang membawahi para
manager, Chief atau Chef. Adapun petugas bawahannya adalah Executive Lounge
Assistant, GRO Supervisor, Front Desk Supervisor, Reservation Agent, Business
Service, Bell Captain, Airport Representative, Guest Relation Officer(GRO), Telephone
Operator, Front Desk Agent, Reservation Agent, Doorman/doorgirl, Bellman.
• Bagian pemesanan kamar merupakan bagian yang memiliki fungsi yang sangat
vital. Hal ini dikarenakan tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangat ditentukan
oleh kemampuan bagian reservasi di dalam menangani pemesanan kamar di hotel.
Untuk meyakinkan diri agar tamu bisa mendapatkan kamar yang diinginkan
maka tamu akan menghubungi hotel untuk memesan kamar. Oleh sebab itu,
petugas reservasi harus memiliki kemampuan tentang dasar-dasar reservasi,
produk, dan jasa yang dijual, bagaimana menjualnya atau teknik menjual, serta
penggunaan teknologi komunikasi.
• Pada dasarnya ada, dua jenis harga kamar di hotel yaitu harga kamar normal dan
harga kamar khusus. Harga kamar normal (rack rate/publish rate/normal rate)
adalah harga kamar normal/tidak diskon untuk setiap kamarnya, sedangkan harga
kamar khusus adalah harga kamar khusus yang diberlakukan/dibedakan sesuai
dengan jenis tamu, fasilitas, event, dan hari-hari tertentu.
• Pada hotel besar bagian reception tidak hanya menangani tamu check in saja,
tetapi juga menangani tamu check out juga. Penggabungan tugas ini mungkin
dilakukan jika hotel sudah menerapkan sistem komputer. Ada banyak istilah yang
digunakan untuk bagian ini antara lain Front Desk Agent, Guest Service Assistant,
Ambasador, Room Clerk. Seorang reception adalah orang yang penting bagi tamu
dan hotel. Bagi tamu petugas reception adalah orang yang paling sering dihubungi
selama mereka menginap.
• Bagi hotel petugas reception adalah orang yang menciptakan dan mempertahankan
citra yang baik dan membuat tamu ingin datang kembali ke hotel.Tata urutan
pelayanan yang diberikan oleh petugas reception, pada umunya sama di setiap
hotel. Pelayanan dimulai sejak pertama kali tamu datang ke hotel sampai dengan
meninggalkan hotel. Pelayanan ini harus memenuhi kebutuhan dan keinginan yang
diharapkan tamu oleh karena pelayanan di hotel dikenal dengan moto ”Yes I can”
183