download

110
3. Penanganan pemesanan kamar, tetapi tidak jadi datang (no show)
No show adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar namun
tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada pihak hotel.
Prosedur yang harus dilakukan jika terjadi no show adalah:
– Rack slip harus disimpan untuk menjaga kemungkinan akan datang/
pada hari berikutnya.
– Berdasarkan rack slip atau buku harian, data dihapus/dikeluarkan
dari tabel pemesanan kamar.
– Apabila sudah ada jamianan pembayaran, maka deposit tersebut
akan diambil untuk menutupi penjualan.
– Jika mereka datang esok harinya, bila ada kamar bisa diberikan tapi
kalau kamar penuh usahakan mendapatkan kamar lain.
– Jika memungkinkan diberikan kamarnya maka slipnya akan ditambah
atau perbaikan pada buku harian dan dikembalikan ke dalam tabel
sesuai dengan lamanya tinggal serta data dalam korespondensi
dirubah pula sesuai dengan tanggal kedatangan.
– Bila pemesanan kamar dilakukan oleh salah satu sumber maka
sumber yang bersangkutan segera diberitahukan bahwa kliennya
no show.
I. Permasalahan yang berhubungan dengan pemesanan kamar
Setiap bagian tidak terlepas dari kemungkinan terjadinya kesalahan. Namun,
hal tersebut harus dapat diantisipasi oleh hotel. Mengantisipasi atau mengurangi
kesalahan adalah salah satu tugas dari pengawas/ supervisor reservasi. Adapun
permasalahan yang sering terjadi di bagian reservasi antara lain:
1. Data pemesanan kamar tidak akurat.
– Terjadinya kesalahan dalam menulis nama tamu sehingga
mengakibatkan data tamu tidak diketemukan.
– Keliru menuliskan tanggal kedatangan dan keberangkatan. Hal ini
mungkin terjadi apabila penulisan untuk bulan ditulis dengan angka,
sebaiknya ditulis 23-Oktober-2007 dibanding dengan menuliskan 23-
10-2007.
– Tidak dicatatnya rincian cara pembayarannya. Kesalahan ini akan
menjadi fatal jika cara pembayaran akan ditagihkan ke perusahaan.
2. Pengarsipan yang tidak baik.