Untitled - Jabatan Audit Negara

47.3.2 Pesanan Pembelian Tempatan dan Perintah Kerja AmTujuan Pesanan Pembelian Tempatan dan Perintah Kerja Am adalah untukmemudahkan pengeluaran inden barang dan arahan kerja. Pegawai yangbertanggungjawab hendaklah memastikan butiran barang dan kerja yang dicatatkanpada borang pesanan diisi dengan lengkap dan diluluskan mengikut peraturanpembekalan dan perkhidmatan. Setiap penerimaan perlu disahkan oleh penerimasebagai bukti penerimaan atau kerja disiapkan.Semakan Audit mendapati pesanan ditandatangani oleh Pegawai Tadbir dan diluluskanoleh Pengarah atau Penolong Pengarah (Pentadbiran/Kewangan/Pembangunan). PihakAudit juga mendapati bukti pengesahan kerja dan perkhidmatan melalui Perintah KerjaAm adalah dibuat oleh pegawai yang meluluskan pesanan. Amalan ini tidak teraturkerana pegawai yang meluluskan pesanan bukan pihak yang sebenar menentukankesempurnaan kerja atau perkhidmatan berkenaan. Bagaimanapun, pengesahanterimaan bekalan melalui Pesanan Pembelian Tempatan adalah teratur dan sempurna.Setelah mendapat teguran Audit, pihak pengurusan Lembaga telah mengambil tindakandi mana semua Perintah Kerja Am ditandatangani oleh Pengarah atau TimbalanPengarah dan kelulusan untuk pembayaran akan dibuat berdasarkan perakuan yangditandatangani oleh pegawai yang memeriksa atau menyelia kerja tersebut. Selain itu,arahan telah dikeluarkan supaya perakuan siap atau pengesahan kerja melalui PerintahKerja Am mestilah dibuat oleh pegawai yang memeriksa atau menyelia kerja tersebut.47.3.3 Perolehan Bekalan Dan KerjaPeraturan kewangan menetapkan perbekalan atau kerja bagi jenis item yang bernilaikurang RM50,000 hendaklah diperolehi melalui pelawaan sebut harga. Bagi nilai yangmelebihi RM50,000, pelawaan tender hendaklah dibuat dengan kelulusan pihakberkuasa berkenaan. Semakan Audit mendapati pada keseluruhannya proses perolehanbekalan dan kerja secara sebut harga dan tender yang diamalkan oleh pengurusanTaman Sabah adalah mengikut peraturan yang ditetapkan. Bagaimanapun, Lembagatidak menyelenggara daftar untuk merekod butiran bekalan dan kerja yang diluluskan. Inimenyebabkan pengesahan dan rujukan mengambil masa yang lama dan terpaksamemeriksa berbagai dokumen dan fail yang berkaitan.Selain itu, Jawatankuasa Sebut Harga Lembaga Pemegang Amanah Taman Sabah telahmenjalankan tugas membuka, menilai dan memutuskan sebut harga. Walaupun amalanini mematuhi prosedur kerja telah diberi pengiktirafan MS ISO 9002:1994 tetapi ia tidakselaras dengan kehendak Arahan Perbendaharaan 170 dan 197. Mengikut ArahanPerbendaharaan, dua jawatankuasa perlu diwujudkan iaitu Jawatankuasa PembukaSebut Harga untuk membuka dan menyenaraikan sebut harga dan Jawatankuasa SebutHarga untuk memilih dan memutuskan sebut harga.176