Untitled - Jabatan Audit Negara

Pada pendapat Audit, penyelenggaraan akaun amanah/deposit bolehdipertingkatkan dengan menyelia dan mengemaskinikan rekod supaya sentiasatepat. Pihak pengurusan juga perlu memastikan rekod berkaitan dengan pinjamankakitangan sentiasa lengkap dan kemas kini serta mengambil tindakan yangsewajarnya terhadap pendahuluan diri yang belum dibayar balik.13.5 PENGURUSAN ASET13.5.1 Pengurusan aset Kerajaan adalah aspek penting bagi menentukan ia diuruskansecara ekonomik. Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Bil. 3 Tahun 1993 danPanduan Mengenai Tatacara Pengurusan Stor telah menetapkan peraturan pengurusanaset Kerajaan yang perlu dipatuhi oleh setiap pejabat. Antara rekod yang perludiselenggarakan ialah Daftar Harta Modal, Inventori, Bekalan Pejabat dan PergerakanAset. Antara aset yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan/Pejabat ialah kenderaan,komputer dan kelengkapan pejabat. Semakan Audit mendapati daftar tersebut telahdisediakan di semua pejabat yang dilawati. Bagaimanapun, sebahagian daftar tersebuttidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini kerana maklumat asas sepertinombor siri pendaftaran, harga, tarikh pembelian dan tandatangan pegawai penyeliatidak dicatat di daftar berkenaan. Pembelian aset pada tahun 2004 di beberapaKementerian/Jabatan/Pejabat juga belum direkodkan ke Daftar Harta Modal danInventori dengan sepenuhnya. Selain itu, sebahagian aset dan inventori di Pejabat yangdilawati juga belum ditandakan dengan Nombor Siri Pendaftaran dan Hak Milik Kerajaan.Pemeriksaan fizikal dan verifikasi stok juga belum dilaksanakan oleh beberapa pejabatyang diaudit.Bagi membantu Ketua Kementerian/Jabatan/Pejabat mengurus kenderaan dengan baik,Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1980 menggariskan beberapa tatacaraberhubung dengan pembukaan fail kenderaan, pelantikan pegawai pengangkutan,penyelenggaraan Buku Log, pembaikan dan prosedur pelupusan. Semakan Auditmendapati kebanyakan pejabat yang dilawati ada menyelenggara fail kenderaan bagimenyimpan kad kenderaan, rekod pembaikan dan sebagainya. Bagaimanapun,kebanyakan Buku Log tidak dikemas kini dengan butiran lengkap seperti nama dantandatangan pegawai yang memberi kuasa, kegunaan minyak dan sebagainya.Pegawai Pengawal atau wakilnya bertanggungjawab menentukan semua aset Kerajaanyang tidak boleh digunakan atau berlebihan diperiksa dengan segera dan dilupuskansecara paling berfaedah mengikut peraturan yang ditetapkan. Semakan Audit mendapatibeberapa pejabat yang mempunyai aset tidak ekonomik untuk dibaiki masih belumdilupuskan. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung denganpengurusan aset adalah seperti di Jadual 18.41