Untitled - Jabatan Audit Negara

) Buku Vot disemak dan ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab danpenyata penyesuaian perbelanjaan disediakan dengan lengkap dan kemas kini;c) semua perolehan dan dokumen yang berkaitan adalah lengkap dan dikawalsewajarnya; dand) Daftar Bil diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini, disemak oleh pegawaikanan dan bil dibayar tidak lewat dari sebulan dari tarikh bil diterima.13.3.1 Buku VotSistem Buku Vot Berkomputer (SISVOT) ada diselenggarakan oleh semuaKementerian/Jabatan/Pejabat yang dilawati. Semakan Audit mendapati 8Kementerian/Jabatan/Pejabat tidak menyelenggarakan Buku Vot dengan lengkap keranatanggungan tidak dicatat di Buku Vot. Selain itu, tiada bukti Buku Vot di 3Jabatan/Pejabat telah disemak dan ditandatangani oleh pegawai yangbertanggungjawab.13.3.2 Penyata Penyesuaian PerbelanjaanSurat Pekeliling Bendahari Negeri Sabah Bil. 15 Tahun 2000 menghendaki pengesahanterhadap laporan perbelanjaan bulanan disediakan dan dikemukakan kepada JabatanBendahari Negeri 14 hari selepas laporan diterima. Semakan Audit mendapati semuaKementerian/Jabatan/Pejabat yang diaudit telah menyediakan Penyata PenyesuaianPerbelanjaan dengan lengkap dan kemas kini serta dikemukakan kepada JabatanBendahari Negeri mengikut tempoh yang ditetapkan.13.3.3 Daftar BilArahan Perbendaharaan 103 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 2002menghendaki supaya Daftar Bil diselenggara dan bil dijelaskan dalam tempoh 30 haridari tarikh bil diterima. Semakan Audit mendapati kebanyakan Kementerian/Jabatan/Pejabat telah menyelenggarakan Daftar Bil. Bagaimanapun, adalah didapatibeberapa Kementerian/Jabatan/Pejabat tidak menyelenggara Daftar Bil dengan lengkapdan kemas kini serta tidak diperiksa oleh pegawai kanan. Selain itu, semakan Audit jugamendapati beberapa bil tidak dibayar mengikut tempoh yang ditetapkan.13.3.4 Kawalan PerolehanKementerian/Jabatan/Pejabat ada membuat perolehan melalui tender, sebut harga danperolehan terus dengan menggunakan Pesanan Pembelian Tempatan atau PerintahKerja Am. Peraturan kewangan Kerajaan Negeri membenarkan bekalan danperkhidmatan yang kurang daripada RM10,000 untuk satu item atau kelas item dibelisecara terus. Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai antara RM10,000hingga RM50,000 pula dibuat melalui pelawaan sebut harga. Manakala perolehanmelebihi RM50,000 perlu dibuat melalui tender. Semakan Audit mendapati sebahagianbesar perolehan Kementerian/Jabatan/Pejabat dibuat melalui pembelian terus denganmenggunakan Pesanan Pembelian Tempatan atau Perintah Kerja Am dan mengikutArahan Perbendaharaan. Jawatankuasa Sebut Harga ada ditubuhkan oleh38