Untitled - Jabatan Audit Negara

) Perbincangan Dengan Ketua Jabatan/Agensi/Ketua PejabatDaripada penilaian yang dijalankan, kelemahan yang dikenal pasti dan puncanyaserta langkah pembetulan yang dicadangkan akan dibincangkan bersama KetuaJabatan/Agensi atau Ketua Pejabat berkenaan.c) Lawatan SusulanBagi memastikan bahawa pejabat yang dipilih sebagai Anak Angkat membuattindakan pembetulan terhadap kelemahan yang dibangkitkan, tindakan berikut telahdiambil:i) Memberi latihan secara teori dan praktikal kepada pegawai yang terlibat denganpengurusan kewangan dan penyelenggaraan rekod perakaunan.ii) Memberi input kepada Ketua Jabatan/Pejabat bagi menyediakan panduan kerjayang berkaitan dengan pengurusan kewangan dan penyelenggaraan rekodperakaunan.iii) Memantau kemajuan pelaksanaan kerja pembetulan dan memastikan bahawakerja tersebut dilaksanakan dengan teratur dan secara berterusan. Bagi tujuanpemantauan, lawatan ke Jabatan/Pejabat berkenaan dibuat dari semasa kesemasa sekurang-kurangnya setiap 3 bulan sekali dalam tempoh satu tahun.16.4 KELEMAHAN YANG DIKENAL PASTIHasil daripada pemeriksaan Audit yang dijalankan, pihak Audit mendapati beberapakelemahan seperti berikut:a) Penurunan kuasa kepada pegawai yang terlibat dengan pungutan hasil, pengeluaranPesanan Pembelian Tempatan dan kelulusan baucar bayaran tidak dibuat secarabertulis.b) Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja sama ada tidak disediakan dengan kemas kiniatau tidak disediakan langsung.c) Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun tidak bermesyuarat mengikuttempoh yang ditetapkan.d) Kelewatan untuk merekod kutipan hasil ke Buku Tunai.e) Pemeriksaan mengejut tidak dilakukan dan daftar pemeriksaan tidak diselenggarakan.f) Buku Vot tidak diselenggara dengan lengkap dan kemas kini.g) Daftar Bil tidak diselenggara dengan kemas kini.h) Daftar Harta Modal dan Inventori tidak diselenggarakan dengan lengkap, pemeriksaantahunan tidak dilakukan dan lewat mengambil tindakan pelupusan.i) Kelewatan menyediakan Penyata Kewangan Tahunan.47