Árbók Háskóla Íslands 1999 - Háskóli Íslands

föngum, m.a. með opnun heimasíðu. Aðstoðað var við þróun og kynningu fjarkennslu,
en haustið 1999 hófst fjarkennsla í ferðamálafræðum og hagnýtri íslensku
sem fólk á tæplega þrjátíu stöðum á landinu átti kost á að nýta sér. Um
þrjátíu manns hófu fjarnám. Unnið var að undirbúningi kennslu í japönsku við
heimspekideild með verkefnishópi þaðan og styrkja aflað til kennslunnar frá
„Sasakawa-Foundation“ (um 3 m.kr.) og sótt um til „Japan-Foundation“.
Erlent samstarf
Samskipta- og þróunarsvið sá um norræna ráðstefnu upplýsingadeilda háskóla í
Reykjavík í júní. Ráðstefnuna sóttu 110 manns.
Skjalasafn
Háskóla Íslands
Stjórn og starfslið
Í ársbyrjun var skipuð ný stjórn fyrir skjalasafn Háskólans. Í henni eru Guðmundur
Jónsson lektor, formaður, Amalía Skúladóttir skrifstofustjóri og Ágústa Pálsdóttir
lektor. Magnús Guðmundsson, forstöðumaður skjalasafnsins, tók að fullu
við starfi í ársbyrjun á safninu eftir að hafa frá 1992 gegnt að hluta starfi deildarstjóra
í upplýsingadeild samskiptasviðs. Kristín Edda Kernerup-Hansen, ritari
rektors, var í byrjun apríl ráðin í 60% starf til að hafa umsjón með skráningu í nýtt
skjalastjórnarkerfi, en hún hafði áður m.a. séð um bréfadagbók á rektorsskrifstofu.
Kristján Pálmar Arnarson var ráðinn til að skrá og flokka skjalasafn
Reykjavíkur Apóteks og skjalasafn Raunvísindastofnunar.
Nýtt hópvinnukerfi og ný málaskrá
Í árslok 1998 var gerður samningur við fyrirtækið Hugvit hf. um að taka upp
skjalastjórnar- og hópvinnukerfið Lotus Notes GoPro. Á árinu var kerfið sett upp
hjá yfirstjórn Háskólans í Aðalbyggingu en áður hafði það verið sett upp á skrifstofum
verkfræði- og raunvísindadeilda. Allir starfsmenn fóru á námskeið til að
læra á hið nýja kerfi og skrifaðar voru verklagsreglur sem greina frá því hvernig
unnið skuli með málaskrána. Í þeim er gert ráð fyrir miðlægu skjalasafni
stjórnsýslu þar sem öll bréf eru skráð og flokkuð og send í tölvupósti til þeirra
sem eiga að afgreiða málin. Hið miðlæga safn var sett upp í húsakynnum skjalasafnsins
og bréfalykill endurnýjaður. Þegar kerfið verður að fullu tekið í notkun
mun hraði og skilvirkni aukast, en vinnubrögð við dómnefndarstörf hafa þegar
batnað og kerfið skilað árangri. Umsjón með uppsetningu málaskrár var meginverkefni
skjalasafnsins, en nefnd var að störfum sem hafði umsjón með verkinu.
Skil til skjalasafns Háskólans
Ýmsar stærri og smærri sendingar hafa borist skjalasafninu á árinu. Hér verður
aðeins talið það helsta:
Þegar Reykjavíkur Apóteki var lokað tók skjalasafn Háskólans að sér að flokka og
skrá skjalasafn apóteksins sem var í um 100 skjalaöskjum. Elstu skjölin voru frá
upphafi 19. aldar en þau yngstu frá 1999. Safninu verður komið til varðveislu í
Lyfjafræðisafni Íslands í Nesi. Frásögn af safninu er í 3. tbl. 21. árg. af Fréttabréfi
Háskólans. Fjögur bréfabindi með gögnum komu frá formanni lögskýringarnefndar,
Guðmundi Jónssyni, með gögnum frá 1988–1998. Þrír stórir kassar með
skjölum bárust frá Maríu Jóhannsdóttur á skrifstofu heimspekideildar með skjölum
deildarinnar. Nítján öskjur af skjölum komu frá námsbraut í sjúkraþjálfun frá
árunum 1976–1997. Átta kassar komu frá Alþjóðaskrifstofu, mest gögn sem vörðuðu
Comett-áætlun Evrópusambandsins. Teikningabókin „Hús Háskólans“ barst
frá rektorsskrifstofu. Fjögur bréfabindi komu frá sagnfræðiskor með skjölum frá
árunum 1988–1996. Nokkrir hillumetrar bárust frá Nemendaskrá og var þeim
raðað í öskjur.
Ýmiss konar þjónusta
Talsverð eftirspurn er frá stjórnsýslu eftir eldri skjölum til útláns en lítið er um að
utanaðkomandi skoði skjöl Háskólans nema til að fá lánaðar ljósmyndir. Aðallega
er leitað eftir skjölum sem eru eins til fimm ára, fyrir mál sem ennþá eru í
vinnslu. Forstöðumaður veitti ýmsum skrifstofum og kennurum leiðbeiningar og
miðlaði skjalabúnaði af ýmsu tagi s.s. fórum, milliblöðum, öskjum o.fl. Í árslok
var keyptur nýr stálskápur undir teikningar, veggspjöld og kort. Forstöðumaður
sá um Árbók Háskólans 1998 ásamt Magnúsi Diðriki Baldurssyni, aðstoðarmanni
rektors, og kom hún út í október.
28