Betænkning om aktindsigt i personalesager Afgivet af ... - Krim

28
4.2.2. Som nævnt ovenfor under pkt. 4.1 gælder der undtagelser til hovedreglen om, at
interne arbejdsdokumenter i personalesager er undtaget fra retten til aktindsigt, jf. nær-
mere nedenfor under pkt. 4.2.3 - 4.2.5.
Er et internt arbejdsdokument omfattet af en af disse undtagelsesbestemmelser, betyder
det, at dokumentet ikke kan undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens § 7.
Spørgsmålet om aktindsigt må herefter afgøres efter lovens øvrige bestemmelser, her-
under §§ 12 og 13.
4.2.3. Den første undtagelse findes i offentlighedslovens § 8, som bestemmer, at visse
interne arbejdsdokumenter, der foreligger i endelig form, alligevel er undergivet akt-
indsigt. Bestemmelsen lyder således:
"§ 8. Retten til aktindsigt omfatter uanset bestemmelsen i § 7 interne arbejdsdokumenter,
som foreligger i endelig form, når:
1) dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige
beslutning vedrørende en sags afgørelse,
2) dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som
myndigheden har haft pligt til at notere efter bestemmelsen i § 6,
3) dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en
myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende
klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, eller
4) dokumenterne indeholder generelle retningslinier for behandlingen
af bestemte sagstyper."
Bestemmelsen er nærmere omtalt af John Vogter, side 152 ff.
Som eksempler på interne arbejdsdokumenter i personalesager, der må anses for omfat-
tet af bestemmelsen, kan nævnes myndighedens interne beslutningsprotokoller, selv-
stændige dokumenter med notatpligtige oplysninger samt referater af samtaler med den
ansatte om en sags faktiske omstændigheder med henblik på at afklare, om den ansatte
har gjort sig skyldig i en tjenesteforseelse.
4.2.4. Den anden undtagelse fremgår af lovens § 11, stk. 1, om den såkaldte ekstrahe-
ringspligt. Bestemmelsen lyder således: