Untitled - VDSt zu Bremen

VIII. Praktische Hinweise für Tagungsleiter
A. Tagungsvorbereitung
1. Allgemeines. Die Vorbereitung hat im Normalfall spätestens ein halbes Jahr vor der Tagung einzusetzen.
Sofern Thema, Ort oder Zeit noch nicht festliegt, ist hierüber eine Absprache mit der HPA-Geschäftsführung
zu treffen. Ein vorläufiges Tagungsprogramm ist zu entwickeln.
2. Die Reservierung der Tagungsstätte. Im allgemeinen kommen hier nur Jugendherbergen in Frage.
Es müssen genügend Schlafplätze sowie ein Tagungsraum vorhanden sein. Die Kosten dürfen DM 15,pro
Teilnehmer und Tag nicht überschreiten; im Einzelfall ist hier Rücksprache mit der Geschäftsführung
zu nehmen.
Sind gesellige Veranstaltungen vorgesehen, müssen in der Ortschaft Möglichkeiten dafür bestehen.
Bei größeren Entfernungen ist hier ggf. ein Bus zu chartern. Es empfiehlt sich, mit der Herbergsleitung
eine spätere Schließzeit zu vereinbaren, da diese im allgemeinen bei 22.00 Uhr liegt. Sämtliche
Reservierungen müssen schriftlich bestätigt werden.
3. Die Bestellung der Referenten. Nach der Festlegung des Tagungsthemas sollten die einzelnen
Referate zumindest vorläufig festgelegt werden.
Referenten können beschafft werden über Verbände, Organisationen, staatliche Stellen und ähnliche
Einrichtungen. Helfen können in diesem Fall auch die HPA-Geschäftsstelle und andere Stellen im
Verband.
Dem Anschreiben sollte die offizielle Selbstdarstellung des Verbandes beigelegt werden.
Den Referenten können Honorarzusagen bis zu DM 150,- gemacht werden. Zusätzlich werden die Reisekosten
erstattet; bei PKW-Fahrten DM -,25 pro Kilometer. Bei höheren Forderungen ist Rücksprache
zu nehmen. Gegebenenfalls muß noch eine Unterkunft reserviert werden.
4. Einladung und Anmeldung. Spätestens vier Wochen vor Beginn der Tagung sind die Einladungen
und die Tagungsprogramme an die Bünde und die Mitglieder des Verbandsvorstandes zu versenden.
Programme sind ebenfalls an die Referenten zu verschicken.
Die Einladungen müssen insbesondere Angaben über die Meldefrist und den Tagungsbeitrag enthalten.
Letzterer sollte so festgesetzt werden, daß er die Herbergskosten im wesentlichen abdecken kann. Bei
längeren Tagungen ist dies allerdings nicht möglich.
Die Meldefrist sollte zwei Wochen vor Tagungsbeginn abgelaufen sein, damit bei einzelnen Bünden
noch nachgefragt werden kann. Für nicht rechtzeitig abgegebene Meldungen können Strafen verhängt
werden.
Steht die endgültige Teilnehmerzahl fest, ist das Tagungsheim davon zu unterrichten. Außerdem ist
es günstig, bei der Geschäftsstelle Namensschilder für die Teilnehmer anzufordern.
5. Finanzierung. Vor Beginn der Tagung sind Formulare für Teilnehmerlisten bei der HPA-Geschäftsstelle
anzufordern. Die Finanzierung der Tagung ist sicherzustellen. Anhand eines ungefähren Finanzplanes
ist bei der HPA-Kasse ein Vorschuß anzufordern, damit die Reisekostenrückerstattung noch
auf der Tagung vorgenommen werden kann. Die Kosten für Referenten und Herberge sowie andere
größere Summen werden im allgemeinen auf Rechnung überwiesen.
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