Untitled - VDSt zu Bremen

B. Tagungsdurchführung
1. Allgemeines. Nach der Ankunft der Teilnehmer erfolgt die Überprüfung der Vollzähligkeit nach der
Anmeldeliste. Die Tagungsteilnehmer sind auf allgemeine Punkte hinzuweisen, wie besondere Verhaltensregeln
in der Herberge, Schließzeit und ähnliches.
Die Teilnehmerlisten sind dreimal auszufüllen. Es empfiehlt sich, entweder per Durchschlag zu arbeiten
oder die einmalige Ausfertigung später zu fotokopieren, da es dann keine Schwierigkeiten geben kann.
Bei der Verabschiedung ist es im allgemeinen angebracht, der Heimleitung eine Aufmerksamkeit zukommen
zu lassen.
Im Anschluß an die Tagung sollte auf jeden Fall eine gemeinsame Aussprache über den Tagungsverlauf
folgen, mit Kritik und Verbesserungsvorschlägen.
2. Einnehmen der Tagungsbeiträge. Bald nach der Ankunft sind die Tagungsbeiträge einzusammeln,
möglichst bündelweise. Für nicht erschienene, aber verbindlich angemeldete Bundesbrüder wird der
Tagungsbeitrag ebenfalls eingezogen, da die Unterbringung im allgemeinen nach der Anmeldestärke
bezahlt werden muß. Die Tagungsleitung ist ebenfalls verpflichtet, den Tagungsbeitrag zu zahlen. Die
Einnahmen sind zu quittieren und als Belege abzuheften.
3. Reisekostenrückerstattung. Den Teilnehmer an Veranstaltungen des HPA werden grundsätzlich
die Fahrkosten erstattet, die durch die Teilnahme an der Veranstaltung verursacht worden sind.
Der Erstattungsbetrag umfaßt höchstens die Fahrkosten einer Bahnfahrt zweiter Klasse zwischen
Hochschul- und Tagungsort, die dem Berechtigten bei Bahnbenutzung entstanden sein würden.
Schnellzugzuschläge werden grundsätzlich nicht erstattet. Ausnahmen werden auf Antrag in Fällen
gewährt, in denen eine andere Verbindung unmöglich oder unzumutbar war. Das gleiche gilt für die
Benutzung von Liegewagen.
Bei Benutzung eines Zweirades werden 4 Pfg./km, eines PKW für den Fahrer 0,125 DM/km, für
2 Insassen 0,19 DM/km und für drei 0,25 DM/km, erstattet.
Sämtliche Ausgaben müssen quittiert werden. Neben dem Namen des Berechtigten sind auch die
Namen eventueller Mitfahrer, die gefahrene Strecke und die gefahrenen Kilometer auf den Quittungen
aufzuführen. Sämtliche Namen sind anhand der Teilnehmerliste zu kontrollieren.
Bei Bahnbenutzern empfiehlt es sich, DM 10,- vom auszuzahlenden Betrag als Pfand einzubehalten,
um zu erreichen, daß die Fahrkarten im Anschluß an die Tagung schnell und vollständig an die Geschäftsstelle
gesandt werden.
Werden die Fahrkosten einmal nicht während der Tagung erstattet, sollen alle Bundesbrüder eines
Bundes im Anschluß an die Fahrt einen gemeinsamen Antrag stellen, in dem alles Notwendige nach
den obigen Anforderungen angegeben ist und dem die Bahnfahrkarten beigefügt sind.
4. Verhalten bei Schwierigkeiten. Unvorhergesehene Komplikationen ergeben sich im Laufe einer
Tagung relativ häufig. Es können hier keine Rezepte für den Einzelfall gegeben werden, aber dennoch
gibt es einige Dinge, die häufiger auftreten. Besonderes Gewicht ist auf die rechtzeitige abendliche
Rückkehr der Bundesbrüder zur Herberge zu legen, da man andernfalls nur auf das Wohlwollen der
Heimleitung angewiesen ist und die Verspäteten möglicherweise nicht mehr eingelassen werden.
Es läßt sich nie vermeiden, daß einige Bundesbrüder zuviel Alkohol trinken. Sollte es mit ihnen Schwierigkeiten
geben, so ist das Wichtigste, die Ruhe zu bewahren und sicher und bestimmt aufzutreten.
Für den Fall, daß die Bettwäsche beschmutzt wird oder in anderer Weise Schaden angerichtet wird,
haben die betreffenden Bundesbrüder für die Reinigung bzw. Wiedergutmachung selbst aufzukommen.
Vor der Abreise sollten in jedem Fall gemeinsam mit dem Heimleiter die Stuben durchgesehen werden,
damit es hier im nachhinein keine unliebsamen Überraschungen gibt.
Sollten einige Bundesbrüder unentschuldigt Tagungsveranstaltungen fernbleiben, ist es durchaus angebracht,
Geldstrafen zu verhängen, etwa durch Einbehalten eines bestimmten Betrages (z. B. DM 10,-)
bei der Fahrkostenerstattung. Es ist darauf hinzuweisen, daß zu der Tagung der Besuch jeder Veranstaltung
gehört, zumal hier neben den Geldern des Verbandes auch öffentliche Gelder in großem Maße
aufgewandt würden.
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