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Siegfried Böhm
• Arbeitsblatt Bemerkungen. In dieses Arbeitblatt werden alle Anmerkungen zu
den Fragestellungen des Fragenkatalogs automatisch elektronisch übertragen.
Man erhält auf diese Weise eine Anmerkungsliste die über Filter in beliebige
Kompartimente/Zuordnungen unterteilt werden kann. Die Bemerkungen wurden
von den Auditoren in das Arbeitsblatt eingetragen. Bemerkungen mit Handlungsbedarf
wurden rot markiert, Bemerkungen mit mittelfristigem Handlungsbedarf
in Fettdruck und Empfehlungen in Kursivschrift dargestellt.
• Arbeitsblatt Maßnahmen. Dieses Arbeitsblatt ist nach dem Fragenkatalog strukturiert.
Die beschlossenen Maßnahmen können hier vom auditierten Bereich in
Eigenregie eingetragen und somit auf einfache Weise ein Maßnahmenplan erstellt
werden, der über Filter nach Zuständigkeiten und Termin sortiert werden
kann. Der Maßnahmenplan wurde nicht von den Auditoren sondern vom auditierten
Bereich erstellt.
• Arbeitsblatt Dokumente. In Arbeitsblatt wurden die von den Auditoren eingesehenen
Vorgabe- und Nachweisdokumente eingetragen wurden. Das Arbeitsblatt
enthält eine Aufstellung von Pflichtdokumenten, die nach deutschem Arbeitrecht
in den Unternehmen vorliegen sollten z. B. Gefährdungsanalyse, Wartungsund
Prüfpläne, Gesundheitskartei, Gefahrstoffverzeichnis etc. Das Vorliegen
solcher Dokumente wurde im Audit überprüft (Mindestdokumentation).
• Arbeitsblatt Bewertung mit dessen Hilfe der Grad der Umsetzung der Fragen in
den einzelnen Modulen als Balkendiagramm dargestellt werden kann. Auf diese
Weise sind Handlungsschwerpunkte sofort zu erkennen. Dabei wurden pro
Frage die Punktzahlen "0", bei fehlender Realisierung "1", "2" bei teilweise Realisierung
und "4" bei vollständiger Realisierung vergeben. Die Anwendung des
Arbeitsblatts Bewertung war freiwillig und wurde ggf. im Vorgespräch vereinbart.
In diesem Fall wurde bereits im Vorgespräch in Gegenwart der Unternehmensleitung
auf die richtige Handhabung des Bewertungsdiagramms hingewiesen.
Nach Auffassung der Auditoren war das Diagramm als Unterstützung der
jeweiligen Leitung gedacht, Verbesserungsschwerpunkte zu erkennen und nicht
dafür, Schuldige zu identifizieren.
Der Auditbericht konnte mit Hilfe der Arbeitsblätter leicht erstellt werden. Er bestand
aus einem kurzen Anschreiben, in dem die „highlights“ dargestellt waren und in dem
die Auditergebnisse vom Leadauditor zusammenfassend bewertet wurden. Gute Lösungen
wurden mit Einverständnis des auditierten Bereichs anonymisiert und in die
Sammlung guter Beispiele der Auditoren eingefügt. Als Anlagen waren das Datenblatt,
der von den Auditoren ausgefüllte spezifische Fragenkatalog, die Bemerkungsliste,
die Liste der eingesehenen Unterlagen, der nach den Fragestellungen und im
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