Debatoplæg om aktivt ejerskab - Finansministeriet

”The general meeting of shareholders is often deemed to be a ”nonevent”. The rate of participation
is limited, and the major shareholders often make use of other means to procure the information
that they desire or to make their positions known, such as by holding office on the
management board or on the supervisory board, by letters to the management , etc. However,
there seems to be a trend toward a change in the above situation, and the role of the general
meeting of shareholders as an interface for the various interests in prescence appears to be
growing." Uddrag fra Ernst & Youngs rapport om ”The Simplification of the Operating Regulations
for Public Limited Companies in the European Union” 1995
9.3. Indkaldelse
Generalforsamlingsproceduren indledes med en indkaldelse.
Aktieselskabsloven indeholder minimumsforskrifter til indkaldelsesmåde og
–varsel. Inden for disse minimumsforskrifter er indkaldelse til generalforsamling
et vedtægtsanliggende, dvs. et forhold, som aktionærerne i et vist
omfang har direkte indflydelse på.
Reglerne om indkaldelsesmåden og indkaldelsesvarslet skal sikre, at kommunikationen
mellem selskabet og aktionærerne vedrørende generalforsamlingen
er både hensigtsmæssig og tidssvarende.
Reglerne skal dog tilgodese forskellige - til tider krydsende - hensyn. På den
ene side tilsiger hensynet til ejerkredsen, at kommunikationen mellem selskabet
og den enkelte aktionær er så direkte som mulig, samt at varslerne er
så lange, at aktionærerne har tid til at træffe de fornødne forberedelser. Hensynet
til f.eks. udenlandske aktionærer, der eventuelt skal bruge tid på oversættelse
mv., taler også for lange varsler.
På den anden side taler operationelle hensyn til selskabet og dermed også til
aktionærerne for, at varslerne ikke er uforholdsmæssigt lange, og at indkaldelsesmåden
er fleksibel. Selskabet har således en forretningsmæssig interesse
i, at generalforsamlingsorganet i visse situationer hurtigt kan træffe beslutninger,
f.eks. vedrørende strategiske overvejelser om omstrukturering og tilpasning
af selskabets organisation.
Indkaldelsesmåden
Indkaldelse til generalforsamling skal uanset vedtægternes bestemmelser ske
skriftligt til alle i aktiebogen noterede aktionærer (navneaktier), der har fremsat
begæring herom. Kan selskabets aktier lyde på ihændehaveren, dvs. en del
af selskabets aktier er ikke noteret på navn, skal indkaldelsen tillige ske offentligt,
f.eks. via aviser og dagblade, jf. boks 9.1.
214