Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne
som undersøgelsen har vist eksisterer på regnskabs- og bogføringsområdet.
2.5.1 Brugervenlige og integrerede systemer
En effektiv opgavevaretagelse forudsætter, at kommunerne anvender
systemer, som er brugervenlige og gør opgaveløsningen
let for institutionerne. Samtidig bør institutionerne kun have én
indgang til de relevante systemer, som de har behov for at anvende.
Den kvalitative dataindsamling har vist, at de lokale ledere og de administrative
medarbejdere i de 14 kommuner løser en lang række
regnskabs- og bogføringsopgaver, men sjældent er specialister på økonomiområdet.
På trods af, at de lokale ledere og administrative medarbejdere ikke er
specialister, anvender institutionerne i de fleste kommuner alligevel de
specialiserede økonomisystemer, som også anvendes af kommunens
centrale økonomienhed. Disse systemer er typisk udviklet med henblik
på at kunne administrere kommunens samlede økonomi og har derfor
indbygget funktionaliteter, der kan løse mangeartede økonomiopgaver.
Dette indebærer, at systemerne ofte er komplekse at anvende for den
lokale leder og administrative medarbejder.
Den kvalitative dataindsamling har herudover vist, at det er kendetegnende,
at der i de fleste kommuner ikke er sikret en fuld integration
mellem de forskellige systemer, som institutionerne anvender. Institutionerne
skal derfor have kendskab til forskellige systemer for at kunne
løse deres regnskabs- og bogføringsopgaver.
For at sikre en effektiv opgavevaretagelse i den rigtige kvalitet, er det
Deloittes vurdering, at der er behov for, at institutionernes opgavevaretagelse
understøttes af systemer, der er tilpassede de lokale forhold og
de lokale ledere og medarbejderes kompetenceniveau.
Systemerne skal således for det første være brugervenlige, så lederen
eller den lokalt placerede administrative medarbejder kan anvende systemerne
uden, at det forudsætter en betydelig forudgående kompetenceudvikling.
Desuden bør der alene være adgang til de funktionaliteter,
som er relevante for institutionen. Det bør således være let for institutionerne
– herunder for de institutioner, som kun anvender systemet
med jævne mellemrum – at kunne navigere i systemet og at kunne finde
relevant information. En sådan enkel systemmæssig brugerflade vil
desuden betyde, at en ny leder eller administrativ medarbejder på baggrund
af en forholdsvis kort oplæring vil kunne tilgå systemet og dermed
relativt hurtigt være i stand til at løse sine regnskabs- og bogføringsopgaver.
Odense Kommune er et eksempel på en kommune, som
anvender et økonomisystem, der i vid udstrækning imødekommer behovet
for en stor grad af brugervenlighed, jf. boks.
37