Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

More documents

Recommendations

Info

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne ster for dataindberetning og lønudbetaling samt relevante kvalitets- og servicemål mv. Rebild Kommune har bl.a. udarbejdet en sådan serviceaftale, jf. boks. Serviceaftale i Rebild Kommune Rebild Kommune har for første gang i 2009 udarbejdet en årlig serviceaftale for kommunens centrale løn- og personaleenhed, som beskriver hvilke opgaver løn- og personaleenheden skal udføre, hvilke opgaver der skal udføres decentralt samt hvordan samarbejdet omkring løsningen af opgaverne skal foregå. Af aftalen fremgår det konkret, hvordan de enkelte delopgaver på området (lønudbetaling, lønrefusioner, fravær mv.) skal løses, ligesom det er fastsat, hvilke tidsfrister der gælder, og hvilke blanketter og systemer mv. der skal anvendes. Rebild Kommune har udarbejdet serviceaftalen med henblik på, at skabe klarhed om roller, ansvar, forventninger og serviceniveau på lønområdet, og kommunen vurderer, at serviceaftalen indtil videre har levet op hertil. 3.5.3 Optimering af arbejdsgange og processer En effektiv opgavevaretagelse forudsætter, at kommunerne løbende fokuserer på at optimere deres arbejdsgange og kerneprocesser, herunder ikke mindst i den centrale lønenhed, som løser hovedparten af opgaverne på lønområdet. Deloitte vurderer, at en effektiv opgavevaretagelse – og en realisering af mulige stordriftsfordele – i en organiseringsform, hvor langt hovedparten af lønopgaverne løses i en central lønenhed, forudsætter, at kommunen løbende fokuserer på at optimere sine centrale arbejdsgange og kerneprocesser. Udover at sikre et klart opgavesnit mellem den centrale lønenhed og de decentrale enheder, er det således også nødvendigt at fokusere på, hvordan den centrale lønenhed tilrettelægger sine arbejdsgange og kerneprocesser, da en meget væsentlig del af ressourceforbruget på lønområdet finder sted her. Den centrale lønenhed varetager således f.eks. opgaven »lønudbetaling«, som er den mest ressourcekrævende lønopgave. For at kunne optimere sine arbejdsgange og kerneprocesser i form af f.eks. lønudbetaling mv. er det nødvendigt i første omgang at kortlægge de eksisterende arbejdsgange med henblik på at identificere led i processen, som indebærer et ressourcespild som følge af f.eks. dobbeltarbejde, forsinkede dataindberetninger, flaskehalse mv. Herefter kan der designes nye og mere optimale processer. Slagelse Kommune gennemførte i forbindelse med kommunesammenlægningen et omfattende LEAN-projekt på lønområdet, som førte til en væsentlig effektivisering, jf. boks. 76
Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne LEAN-projekt i Slagelse Kommune Slagelse Kommune har siden februar 2009 arbejdet med en større omorganisering af opgavevaretagelsen på lønområdet. Omorganiseringen og udarbejdelsen af nye arbejdsgange er sket efter LEAN-principper. Omorganiseringen har betydet, at medarbejderne nu arbejder i teams, hvor de er fælles ansvarlige for, at opgaverne bliver løst. Der sker rotation dagligt i de enkelte teams, således at samtlige medarbejdere kan varetage de forskellige opgaver i teamet. Opgaverne styres dagligt via »kapacitetsplaner« og »styringsreoler«, så der ikke ligger bunker hos den enkelte medarbejder. Medarbejderne i hvert team har forskellige roller, herunder en »kulturminister«, som står for trivsel, en »indenrigsminister«, som står for kapacitetsplaner og prioritering af opgaver samt en »udenrigsminister«, som står for den tværgående koordination mellem de tre lønteams. LEAN-projektet i Slagelse Kommunes lønkontor er gennemført med henblik på at forbedre kvaliteten, spare ressourcer samt skabe et mindre stressende arbejdsmiljø. Slagelse Kommune har endnu ikke høstet hele det forventede potentiale i forhold til en bedre kvalitet. Men der er sparet de forventede ressourcer og medarbejderne oplever, at deres hverdag er langt mindre stressende efter indførelsen af LEAN. Medarbejderne er derfor også optimistiske i forhold til på sigt at kunne indfri forventningerne til en bedre kvalitet på lønområdet. For at sikre en fortsat effektivisering af opgavevaretagelsen er det dog nødvendigt, at arbejdsgangene kortlægges løbende, så det f.eks. identificeres om, der er opbygget nye dårlige vaner, eller om opgaven har ændret så meget karakter f.eks. som følge af nye regler eller systemer mv., at arbejdsgangen skal (gen)designes. I Herning Kommune er procesoptimering på lønområdet en aktivitet, som der er løbende fokus på, jf. boks. Løbende procesoptimering i Herning Kommune Herning Kommune har gjort god ressourceanvendelse - kaldet GRAN - til et strategisk indsatsområde. GRAN bygger på LEAN-principper og formålet med tiltaget er at anvende kommunens ressourcer bedst muligt. Dette gøres ved at identificere, hvad der skaber værdi, og hvad der er »spild«, herunder f.eks. ventetid, uhensigtsmæssige arbejdsgange og uudnyttet systemunderstøttelse. Lønkontoret i Herning Kommune har arbejdet med LEAN siden efteråret 2007. Ledelsen prioriterede, at alle medarbejdere blev involveret i projektet, således at der blev skabt interesse og ejerskab hos alle lønmedarbejderne. Der blev afholdt fire projektdage, hvoraf de to første dage havde fokus på at tegne og beskrive nuværende arbejdsgange. På de næste to dage blev der udvalgt fremtidige arbejdsgange, som efterfølgende blev implementeret. Herefter arbejdes der med løbende forbedringer ved ugentlige tavlemøder. Lønkontoret oplever, at projektet er en succes, hvilket bl.a. kan måles på færre negative lønudbetalinger, faldende afspadseringssaldi hos medarbejderne, ingen bunker på skrivebordene, samt ved at der nu er tid til at tage nye arbejdsopgaver ind. 77
Page 1 and 2:
Analyse af regnskab, bogføring og
Page 3 and 4:
Page 5 and 6:
Ledelsesresumé Baggrund og formål
Page 7 and 8:
Page 9 and 10:
Page 11 and 12:
Page 13 and 14:
Page 15 and 16:
1. Indledning 1.1 Baggrund og form
Page 17 and 18:
Opgavesnit Opgaveløsning Ressourc
Page 19 and 20:
Administrationsgrad Lav Høj Analys
Page 21 and 22:
Page 23 and 24:
2. Regnskab og bogføring Analyse a
Page 25 and 26: Figur 5. Ressourceforbrug fordelt p
Page 27 and 28: Analyse af regnskab, bogføring og
Page 35 and 36: Rammer for opgavevaretagelsen • B
Page 61 and 62: 3. Løn Analyse af regnskab, bogfø
Page 65 and 66: Figur 15. Produktivitetsforskelle p
Page 75: Analyse af regnskab, bogføring og
Page 85 and 86: Gevinster ved outsourcing Analyse a
Page 89 and 90: 3.7 Sammenfatning Analyse af regnsk
Page 91 and 92: 4. Potentialer og realiserbarhed An
Page 93 and 94: Figur 21. Effektiviseringspotential
Page 97 and 98: Tabel 7. Usikkerheder og følsomhed
Page 99 and 100: Tabel 8. Effektiviseringspotentiale
Page 103 and 104: Bilag A. A.1 Opgavekatalog Regnskab
Page 107 and 108: A.2 Metode Analyse af regnskab, bog
Page 125: Analyse af regnskab, bogføring og
show all

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?