Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

More documents

Recommendations

Info

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne ikke gjort intelligente i forhold til den enkelte bruger, og der eksisterer således fortsat et udviklingspotentiale. Lønportal i Greve kommune Greve Kommune indgik i forbindelse med deres udlicitering af lønopgaverne en aftale med KMD vedrørende udviklingen af en løn- og personaleadministrativ portal, LPA-portalen. I LPA-portalen gemmes alle relevante dokumenter vedrørende personalesager. Manuelle dokumenter scannes ind, således at de decentrale ledere kan finde alle relevante oplysninger om en given medarbejder. I LPA-portalen findes desuden vejledninger på skærmen til de fleste handlinger og funktioner, ligesom der findes relevante links til Greve Kommunes intranet. LPA-portalen er på nogle områder integreret med KMD’s lønsystem, så der decentralt kan indberettes direkte i KMD’s lønsystem, hvorved dobbeltprocesser undgås. I nogle tilfælde linker portalen dog kun til eksisterende subsystemer vedrørende eksempelvis indberetning af ferie. Greve Kommune oplever, at portalen på mange områder er et godt værktøj til håndtering af de meget decentraliserede lønopgaver. Portalen udvikles løbende i et samarbejde mellem KMD og en nedsat udviklingsgruppe i Greve Kommune. Deltagerne i udviklingsgruppen er forskellige brugere af portalen. Opdagende kontroller Den kvalitative dataindsamling har vist, at opdagende kontroller i væsentlig højere grad anvendes på lønområdet i de 14 kommuner. Mange kommuner har således fastsat beløbsgrænser for, hvornår en lønudbetaling skal kontrolleres, idet udbetalinger af en vis størrelse kræver en særlig godkendelse. Dette er en væsentlig kontrol, som kan opdage store fejlindtastninger. Det er dog afgørende, at beløbsgrænsen fastsættes på et passende niveau – og differentieres mellem medarbejderkategorier – så der sker en reel kontrol, uden at der overkontrolleres. Det kan på baggrund af de gennemførte kommunebesøg konstateres, at der eksisterer en række forskellige opdagende kontroller i kommunerne, herunder bl.a. følgende: Kontrol af samtlige indberetninger af variable ydelser Dobbeltkontrol af alle nyoprettelser og fratrædelser Stikprøvebaserede kontroller af fx medarbejdernes lønindplacering samt personlige tillæg Det er imidlertid karakteristisk, at kommunerne kun i begrænset omfang tilrettelægger kontrollerne under hensyntagen til risiko og væsentlighed. Dette indebærer, at mange af kommuners kontrolpraksis i dag ofte ikke er tilstrækkelig effektiv. Dels anvendes ressourcer på kontroller, som ikke er medvirkende til at finde de væsentlige fejl, dels mangler de kontroller, som rent faktisk kan opdage væsentlige fejl. 80
Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne Haderslev Kommune er dog kommet et godt stykke i forhold til at tilrettelægge en mere risikobaseret og fokuseret kontrolindsats, jf. boks. Risikorettede kontroller i Haderslev Kommune Lønkontoret i Haderslev Kommune har arbejdet med at fastlægge løbende kontroller som imødekommer forskellige formål. Kontrollerne er beskrevet i forhold til, hvordan de udføres, hvor hyppigt de skal udføres, samt hvilket formål de har, altså hvilken risiko kontrollen skal afdække. Kontrollerne har sit primære fokus på områderne kontering, pension, lønklasse og kontrol af uddata. Uddata kontrolleres ved ansættelse, fratrædelse, orlov, aconto udbetalinger og negative lønudbetalinger samt ved indberetning af funktions- og kvalifikationsskemaer. Disse områder har Haderslev Kommune valgt ud fra en risiko- og væsentlighedsbetragtning. Haderslev Kommune har ligeledes en struktureret tilgang til dokumentation og opbevaringen heraf, så det er nemt tilgængeligt ved både intern og ekstern kontrol. Deloitte vurderer samlet set, at kommunerne med fordel kan overveje at tilrettelægge deres kontrolindsats på lønområdet under hensyntagen til risiko og væsentlighed, og at de med fordel bør fokusere indsatsen på en kontrol af de decentrale enheders indberetning af variable ydelser og fravær mv., da det i særlig grad er her, der er risiko for, at der begås løbende fejl. 3.5.5 Incitamenter til rettidig indberetning En effektiv opgavevaretagelse forudsætter, at der sker en rettidig indberetning af variable ydelser og fravær mv. fra de decentrale enheder, hvilket kan understøttes gennem både økonomiske sanktioner og en økonomisk tilskyndelse til at overholde tidsfrister. En effektiv varetagelse af lønopgaven forudsætter, at der sker en rettidig indberetning af variable ydelser og fravær mv. fra de decentrale enheder til den centrale lønenhed. Det er imidlertid på de gennemførte kommunebesøg blevet afdækket, at de decentrale enheder i mange kommuner overskrider tidsfristerne, og at dette kun sjældent har en konsekvens, da der er tradition for, at de centrale lønmedarbejdere hjælper de institutioner, som har glemt at indberette de variable ydelser eller fravær mv. rettidigt. Ved korte overskridelser af tidsfristen sker dette typisk ved, at der med en ekstraordinær indsats fra lønmedarbejdernes side sikres en almindelig lønudbetaling, mens der ved større overskridelser af tidsfristen foretages en a conto lønudbetaling. Lønenhederne har dog generelt travlt omkring tidspunktet for udbetaling af løn, og disse ekstraopgaver belaster lønmedarbejderne og tager fokus væk fra deres andre opgaver, herunder bl.a. kontrolopgaver mv. 81
Page 1 and 2:
Analyse af regnskab, bogføring og
Page 3 and 4:
Page 5 and 6:
Ledelsesresumé Baggrund og formål
Page 7 and 8:
Page 9 and 10:
Page 11 and 12:
Page 13 and 14:
Page 15 and 16:
1. Indledning 1.1 Baggrund og form
Page 17 and 18:
Opgavesnit Opgaveløsning Ressourc
Page 19 and 20:
Administrationsgrad Lav Høj Analys
Page 21 and 22:
Page 23 and 24:
2. Regnskab og bogføring Analyse a
Page 25 and 26:
Figur 5. Ressourceforbrug fordelt p
Page 27 and 28:
Page 29 and 30: Analyse af regnskab, bogføring og
Page 35 and 36: Rammer for opgavevaretagelsen • B
Page 61 and 62: 3. Løn Analyse af regnskab, bogfø
Page 65 and 66: Figur 15. Produktivitetsforskelle p
Page 79: Analyse af regnskab, bogføring og
Page 85 and 86: Gevinster ved outsourcing Analyse a
Page 89 and 90: 3.7 Sammenfatning Analyse af regnsk
Page 91 and 92: 4. Potentialer og realiserbarhed An
Page 93 and 94: Figur 21. Effektiviseringspotential
Page 97 and 98: Tabel 7. Usikkerheder og følsomhed
Page 99 and 100: Tabel 8. Effektiviseringspotentiale
Page 103 and 104: Bilag A. A.1 Opgavekatalog Regnskab
Page 107 and 108: A.2 Metode Analyse af regnskab, bog
Page 125: Analyse af regnskab, bogføring og
show all

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?