Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne
Intuitive. Systemerne bør være let tilgængelige og umiddelbart forståelige
også for en ny medarbejder, og det bør derfor ikke kræve
en væsentlig forudgående kompetenceudvikling at kunne anvende
systemerne effektivt.
Understøttende. Systemerne bør understøtte den decentrale enheds
opgaveløsning i forhold til indberetningen af data, hvilket indebærer,
at der indbygges flest mulige hjælpefunktioner i systemerne
f.eks. i form af foruddefinerede lister med afgrænsede valgmuligheder
mv.
Institutionsorienterede. Systemerne bør opbygges, så de afspejler
de opgaver, som løses i den decentrale enhed og derfor kun indeholder
et begrænset antal funktionaliteter.
Den kvalitative dataindsamling har afdækket, at mange af de eksisterende
systemer på markedet fortsat ikke er tilstrækkeligt modne til at
kunne imødekomme alle ovenstående forudsætninger. På kort sigt bør
en række af kommunerne derfor overveje, om det er hensigtsmæssigt
at decentralisere samtlige former for lønindberetning til institutionerne,
eller om det er mere effektivt at opretholde en vis form for manuel
lønindberetning via blanketter, som sendes til den centrale lønenhed,
der indtaster data i lønsystemet. Fordelen ved denne løsning er således
– givet de fortsat umodne systemer –, at data indtastes af egentlige
lønmedarbejdere, som må forventes at kunne gøre det mere effektivt
og i højere grad vil være i stand til at identificere fejl mv. Dette er således
tilfældet i Kerteminde Kommune, jf. boks.
Manuel dataindberetning i Kerteminde Kommune
Kerteminde Kommune har valgt at opretholde en manuel indberetning af
variable ydelser og fravær mv. via blanketter på alle institutionsområder
bortset fra ældreområdet, som indberetter elektronisk via vagtplansystemet.
Baggrunden for dette valg er, at kommunens systemer ikke vurderes
at være tilstrækkeligt integrerede og modne og derfor endnu ikke understøtter
en enkel og let decentral indberetning.
3.5.2 Klare roller, ansvar og opgavesnit
En effektiv opgavevaretagelse forudsætter, at kommunerne skaber
klarhed om roller, ansvar og opgavesnit på lønområdet f.eks.
via serviceaftaler, så dobbeltarbejde indgås, og de decentrale enheder
ikke anvender tid på at rykke den centrale lønenhed o.l.
En effektiv opgavevaretagelse på lønområdet – herunder en realisering
af mulige stordriftsfordele – forudsætter, at der er skabt klarhed om
henholdsvis den centrale og decentrale lønenheds opgaver og ansvar,
så der ikke sker en dobbeltadministration eller anvendes uforholdsmæssig
mange ressourcer på at rykke og følge op mv.
74