Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne
Haderslev Kommune er dog kommet et godt stykke i forhold til at tilrettelægge
en mere risikobaseret og fokuseret kontrolindsats, jf. boks.
Risikorettede kontroller i Haderslev Kommune
Lønkontoret i Haderslev Kommune har arbejdet med at fastlægge løbende
kontroller som imødekommer forskellige formål. Kontrollerne er
beskrevet i forhold til, hvordan de udføres, hvor hyppigt de skal udføres,
samt hvilket formål de har, altså hvilken risiko kontrollen skal afdække.
Kontrollerne har sit primære fokus på områderne kontering, pension, lønklasse
og kontrol af uddata. Uddata kontrolleres ved ansættelse, fratrædelse,
orlov, aconto udbetalinger og negative lønudbetalinger samt ved
indberetning af funktions- og kvalifikationsskemaer. Disse områder har
Haderslev Kommune valgt ud fra en risiko- og væsentlighedsbetragtning.
Haderslev Kommune har ligeledes en struktureret tilgang til dokumentation
og opbevaringen heraf, så det er nemt tilgængeligt ved både intern og
ekstern kontrol.
Deloitte vurderer samlet set, at kommunerne med fordel kan overveje
at tilrettelægge deres kontrolindsats på lønområdet under hensyntagen
til risiko og væsentlighed, og at de med fordel bør fokusere indsatsen
på en kontrol af de decentrale enheders indberetning af variable ydelser
og fravær mv., da det i særlig grad er her, der er risiko for, at der
begås løbende fejl.
3.5.5 Incitamenter til rettidig indberetning
En effektiv opgavevaretagelse forudsætter, at der sker en rettidig
indberetning af variable ydelser og fravær mv. fra de decentrale
enheder, hvilket kan understøttes gennem både økonomiske
sanktioner og en økonomisk tilskyndelse til at overholde tidsfrister.
En effektiv varetagelse af lønopgaven forudsætter, at der sker en rettidig
indberetning af variable ydelser og fravær mv. fra de decentrale
enheder til den centrale lønenhed.
Det er imidlertid på de gennemførte kommunebesøg blevet afdækket,
at de decentrale enheder i mange kommuner overskrider tidsfristerne,
og at dette kun sjældent har en konsekvens, da der er tradition for, at
de centrale lønmedarbejdere hjælper de institutioner, som har glemt at
indberette de variable ydelser eller fravær mv. rettidigt. Ved korte
overskridelser af tidsfristen sker dette typisk ved, at der med en ekstraordinær
indsats fra lønmedarbejdernes side sikres en almindelig
lønudbetaling, mens der ved større overskridelser af tidsfristen foretages
en a conto lønudbetaling. Lønenhederne har dog generelt travlt
omkring tidspunktet for udbetaling af løn, og disse ekstraopgaver belaster
lønmedarbejderne og tager fokus væk fra deres andre opgaver,
herunder bl.a. kontrolopgaver mv.
81