Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne
ster for dataindberetning og lønudbetaling samt relevante kvalitets- og
servicemål mv. Rebild Kommune har bl.a. udarbejdet en sådan serviceaftale,
jf. boks.
Serviceaftale i Rebild Kommune
Rebild Kommune har for første gang i 2009 udarbejdet en årlig serviceaftale
for kommunens centrale løn- og personaleenhed, som beskriver
hvilke opgaver løn- og personaleenheden skal udføre, hvilke opgaver der
skal udføres decentralt samt hvordan samarbejdet omkring løsningen af
opgaverne skal foregå. Af aftalen fremgår det konkret, hvordan de enkelte
delopgaver på området (lønudbetaling, lønrefusioner, fravær mv.) skal
løses, ligesom det er fastsat, hvilke tidsfrister der gælder, og hvilke
blanketter og systemer mv. der skal anvendes.
Rebild Kommune har udarbejdet serviceaftalen med henblik på, at skabe
klarhed om roller, ansvar, forventninger og serviceniveau på lønområdet,
og kommunen vurderer, at serviceaftalen indtil videre har levet op hertil.
3.5.3 Optimering af arbejdsgange og processer
En effektiv opgavevaretagelse forudsætter, at kommunerne løbende
fokuserer på at optimere deres arbejdsgange og kerneprocesser,
herunder ikke mindst i den centrale lønenhed, som løser
hovedparten af opgaverne på lønområdet.
Deloitte vurderer, at en effektiv opgavevaretagelse – og en realisering
af mulige stordriftsfordele – i en organiseringsform, hvor langt hovedparten
af lønopgaverne løses i en central lønenhed, forudsætter, at
kommunen løbende fokuserer på at optimere sine centrale arbejdsgange
og kerneprocesser. Udover at sikre et klart opgavesnit mellem den
centrale lønenhed og de decentrale enheder, er det således også nødvendigt
at fokusere på, hvordan den centrale lønenhed tilrettelægger
sine arbejdsgange og kerneprocesser, da en meget væsentlig del af ressourceforbruget
på lønområdet finder sted her. Den centrale lønenhed
varetager således f.eks. opgaven »lønudbetaling«, som er den mest
ressourcekrævende lønopgave.
For at kunne optimere sine arbejdsgange og kerneprocesser i form af
f.eks. lønudbetaling mv. er det nødvendigt i første omgang at kortlægge
de eksisterende arbejdsgange med henblik på at identificere led i
processen, som indebærer et ressourcespild som følge af f.eks. dobbeltarbejde,
forsinkede dataindberetninger, flaskehalse mv. Herefter
kan der designes nye og mere optimale processer. Slagelse Kommune
gennemførte i forbindelse med kommunesammenlægningen et omfattende
LEAN-projekt på lønområdet, som førte til en væsentlig effektivisering,
jf. boks.
76