Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne
Udover et løbende fokus på at indrette sine arbejdsgange og kerneprocesser
så effektivt som muligt, har undersøgelsen vist, at kommunerne
med fordel bør overveje, hvordan de mest hensigtsmæssigt indretter
deres centrale lønenhed. De fleste kommuner har valgt at organisere
deres centrale lønenhed efter et »vugge-til-grav«-princip, hvor den
enkelte lønmedarbejder løser alle eller de fleste lønopgaver for en eller
flere institutioner.
Denne organiseringsform har den fordel, at lønmedarbejderne opnår en
betydelig indsigt i de enkelte institutionernes lokale forhold og medarbejdssammensætning
mv., men indebærer omvendt, at man ikke i tilstrækkelig
grad realiserer de gevinster, som følger af muligheden i en
central organiseringsform for en øget specialisering på området.
Den kvalitative dataindsamling har dog afdækket en tendens til, at stadig
flere kommuner vælger at specialisere dele af lønopgaverne på
enkeltpersoner f.eks. tjenestemandspensioner. Dette vurderes som hensigtsmæssigt,
og det kan således overvejes at gennemføre en højere
grad af specialisering af lønmedarbejdernes kompetencer, således at
den enkelte medarbejder udover en række generelle opgaver også varetager
en specialistrolle i forhold til et udvalgt område. I Kerteminde
Kommune har man valgt at oprette en specialistfunktion på lønområdet,
jf. boks.
Specialisering i Kerteminde Kommune
Den centrale lønenhed i Kerteminde Kommune er opdelt i to teams, der
hver servicerer og kontrollerer en række afgrænsede institutionsområder i
forhold til indberetning af variable ydelser, fravær og lønindplacering mv.
Herudover er der oprettet en specialistfunktion i den centrale lønenhed,
som varetager opgaver vedrørende lønrefusioner og feriekortadministration
på tværs af institutionsområder.
Kommunen vurderer generelt, at den teambaserede organisering kombineret
med særlige specialistfunktioner sikrer en målrettet og omkostningseffektiv
opgavevaretagelse på lønområdet.
3.5.4 Risikobaseret og fokuseret kontrol
En effektiv opgavevaretagelse forudsætter, at kommunen tilrettelægger
en risikobaseret kontrolindsats, der tager højde for risiko
og væsentlighed, og som både kan omfatte forebyggende systemkontroller
og opdagende kontroller.
Den centrale lønenhed er afhængig af, at datagrundlaget til brug for
lønudbetalingen er korrekt og retvisende, hvis den skal kunne udbetale
den rette løn til rette tid. Et korrekt og retvisende datagrundlag til brug
for lønudbetaling forudsætter i vid udstrækning, at de indberetninger
af variable ydelser og fravær mv., som de decentrale har ansvaret for
at foretage, er korrekte og retvisende. Et væsentligt arbejde for den
78