Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne
medarbejderforhold, at indberetningen sker så tæt på kilden som
muligt, og at der udvikles brugervenlige systemer, som gør dataindberetningen
enkel og let. Manglende systemmæssig modenhed
kan dog indebære, at dataindtastning i stedet bør ske centralt.
Deloitte vurderer, at en effektiv opgavevaretagelse i en overvejende
centraliseret organiseringsform forudsætter, at der sker en korrekt og
rettidig indberetning af variable ydelser og fravær fra institutionerne til
det centrale lønkontor/-center. Den lokale leder og de lokalt placerede
administrative medarbejdere er dog sjældent specialister på lønområdet,
da de kun har ansvaret for at varetage et begrænset antal lønopgaver.
De gennemførte kommunebesøg har afdækket, at indberetningen af
variable ydelser og fravær – som er to af de lønopgaver, der anvendes
langt flest ressourcer på – i de fleste kommuner typisk sker på blanketter,
der sendes som almindelig post eller via e-mails til det centrale
lønkontor/-center. En række kommuner har dog i varierende omfang
sikret, at indberetningen af variable ydelser og fravær kan ske direkte i
lønsystemet. Indberetning af variable ydelser og fravær via blanketter
er typisk nemt for de decentrale enheder, men indebærer omvendt, at
det centrale lønkontor/-center skal indtaste data.
For at sikre en opgavevaretagelse, hvor dataindberetningerne gennemføres
så effektivt som muligt, herunder sker i den rigtige kvalitet, er
det afgørende, at institutionerne har adgang til et enkelt dataindberetningssystem,
der i videst muligt omfang er tilpasset de lokale forhold.
En enkel decentral dataindberetning vurderes at forudsætte følgende:
De decentrale enheder bør kun indberette data vedrørende lokale
medarbejderforhold, hvor grundlaget for registreringen i sagens natur
er størst decentralt, f.eks. ferie og fravær.
Data bør indberettes så tæt på kilden som muligt
Indberetningen bør ske i et brugervenligt system
Den kvalitative datakortlægning har vist, at de decentrale enheder i
flere kommuner skal indberette en række data i forbindelse med bl.a.
lønindplacering af en (ny) medarbejder, herunder informationer om
løntrin mv. De decentrale enheder har dog ofte svært ved at overskue
overenskomsterne, og de anvender derfor uforholdsmæssig meget tid
på at foretage indplaceringen. Samtidig anvender det centrale lønkontor/-center
typisk væsentlige ressourcer på at kontrollere, om den decentralt
foretagne lønindplacering er korrekt. Dette vurderes ikke at
være effektivt.
Det bør derfor i lyset heraf overvejes, om de decentrale enheder i dag
løser lønopgaver med en (for) kompleks karakter, som ligger udenfor
72