Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

More documents

Recommendations

Info

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne Brugervenligt økonomisystem i Odense Kommune Odense Kommune anvender økonomisystemet ØS Indsigt, som de har udviklet sammen med 6 andre kommuner og 2 regioner. Systemet er bl.a. søgt tilpasset de decentrale enheders behov, og de decentrale enheder oplever da også generelt, at systemet er overskueligt og enkelt at bruge bl.a som følge af, at der er indbygget en række lettilgængelige og styringsrelevante rapporteringsfunktioner og en hensigtsmæssig kontoplan i systemet. Systemerne skal herudover for det andet gøre opgaveløsningen let. Dette kan ske ved at udvikle systemer, der med en række forholdsvis simple funktionaliteter og foruddefinerede afgrænsninger kan understøtte en mere smidig opgavevaretagelse, gøre det mere attraktivt at anvende indkøbssystemerne samt minimere risikoen for fejlkonteringer mv. Sådanne systemmæssige tiltag vil ikke mindst kunne medvirke til en mere effektiv håndtering af leverandørbetalinger, som er den regnskabs- og bogføringsopgave, som de decentrale enheder anvender langt flest ressourcer på. Som eksempler herpå kan nævnes følgende: Foruddefinerede konti. Der kan i systemerne med fordel indbygges afgrænsninger af, hvilke konti den enkelte institution kan kontere på. Automatiske forslag til konteringer. Der kan med fordel indbygges automatiske forslag til konteringer af de indkøb, der jævnligt foretages, idet der som udgangspunkt bør ske en kontering direkte i forbindelse med indkøbet og ikke ved modtagelse af regningen. Afgrænsede lister med standardvarer. Der kan med fordel i indkøbssystemet indbygges afgrænsede lister med standardvarer for hver institutionstype, således at f.eks. en skole i indkøbssystemet relativt let kan finde og bestille de gængse papir- og kontorvarer mv., som en skole typisk anvender. Sælgerskabte ordrer. Det kan alternativt overvejes at indføre sælgerskabte ordrer, hvor det er leverandøren, som løbende genererer en elektronisk liste med standardvarer, som institutionen har købt og dermed kunne have behov for at genanskaffe. Et sådant initiativ er igangsat i Århus Kommune, jf. boks. Sælgerskabte ordrer i Århus Kommune Århus Kommune er ved at undersøge mulighederne for at indføre såkaldte »sælgerskabte« ordrer, hvor leverandøren identificerer, hvilke varer en given institution generelt har købt og på den baggrund fremsender en liste, som gør det administrativt enkelt for institutionen at genbestille de pågældende varer. Århus Kommune vurderer, at anvendelsen af »sælgerskabte« ordrer betydeligt vil kunne reducere den tid, som institutionerne i dag anvender på at bestille varer mv. 38
Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne Der bør endelig – optimalt set – for det tredje kun være én indgang for institutionerne til samtlige relevante systemer. Der bør således være integration mellem de forskellige systemer, herunder økonomisystem, lønsystem og indkøbssystem, således at lederen og/eller den administrative medarbejder ikke skal indtaste, validere og udtrække data i forskellige systemer. Den kvalitative kortlægning har vist, at ingen af de 14 kommuner har sikret en fuld integration mellem de forskellige systemer, og der vurderes derfor at være et potentiale i forhold til at udvikle en fælles systemadgang i kommunerne. Odense Kommune har dog i forhold til den generelle ledelsesinformation udviklet et system, som giver institutionen mulighed for løbende at følge en række relevante nøgletal mv., jf. boks. Portalløsning i Odense Kommune Odense Kommune har udviklet et ledelsesinformationssystem i form af en LIS-portal, der giver den enkelte institution mulighed for at følge udviklingen i bl.a. sygefravær, lønforbrug, andel varekøb handlet på indkøbsaftaler, antal e-handlede ordrer mv. Systemet er ved at blive udbredt til hele kommunen. Odense Kommune vurderer generelt, at portalen skaber et mere enkelt og overskueligt styringsmæssigt overblik for den enkelte institution. En række institutioner peger da også på, at de finder portalen nyttig. 2.5.2 Klare snitflader og standarder En effektiv opgavevaretagelse forudsætter, at kommunerne fastsætter klare snitflader for opgaveløsningen, udarbejder standarder for, hvad og hvordan der skal leveres, samt løbende følger op på, om opgaveløsningen tilrettelægges optimalt. Institutionerne har i en decentraliseret organiseringsform ansvaret for løsningen af en betydelig del af regnskabs- og bogføringsopgaverne. I de 14 kommuner varetager det centrale økonomikontor (eller fagforvaltningerne) dog også en lang række regnskabs- og bogføringsopgaver, herunder ikke mindst de opgaver, som er kendetegnet ved en stor grad af kompleksitet, og som stiller krav om en kritisk masse for at blive løst effektivt. En effektiv opgavevaretagelse forudsætter i denne organiseringsform, at der eksisterer klare snitflader og standarder for, hvordan opgaverne løses og leveres. Den kvalitative dataindsamling har imidlertid vist, at dette ikke er tilfældet i alle kommunerne i dag. I en række kommuner afspejles dette f.eks. ved, at leverandørregninger »hænger« fast i systemet, uden at bliver videreformidlet til den rette person, eller at det er uklart, hvem 39
Page 1 and 2: Analyse af regnskab, bogføring og
Page 5 and 6: Ledelsesresumé Baggrund og formål
Page 15 and 16: 1. Indledning 1.1 Baggrund og form
Page 17 and 18: Opgavesnit Opgaveløsning Ressourc
Page 19 and 20: Administrationsgrad Lav Høj Analys
Page 23 and 24: 2. Regnskab og bogføring Analyse a
Page 25 and 26: Figur 5. Ressourceforbrug fordelt p
Page 35 and 36: Rammer for opgavevaretagelsen • B
Page 37: Analyse af regnskab, bogføring og
Page 61 and 62: 3. Løn Analyse af regnskab, bogfø
Page 65 and 66: Figur 15. Produktivitetsforskelle p
Page 85 and 86: Gevinster ved outsourcing Analyse a
Page 89 and 90:
3.7 Sammenfatning Analyse af regnsk
Page 91 and 92:
4. Potentialer og realiserbarhed An
Page 93 and 94:
Figur 21. Effektiviseringspotential
Page 95 and 96:
Analyse af regnskab, bogføring og
Page 97 and 98:
Tabel 7. Usikkerheder og følsomhed
Page 99 and 100:
Tabel 8. Effektiviseringspotentiale
Page 101 and 102:
Page 103 and 104:
Bilag A. A.1 Opgavekatalog Regnskab
Page 105 and 106:
Page 107 and 108:
A.2 Metode Analyse af regnskab, bog
Page 109 and 110:
Page 111 and 112:
Page 113 and 114:
Page 115 and 116:
Page 117 and 118:
Page 119 and 120:
Page 121 and 122:
Page 123 and 124:
Page 125:
show all

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?