Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne
En løbende opfølgning på, om regnskabs- og bogføringsopgaverne
løses hensigtsmæssigt, er endelig en forudsætning for løbende at kunne
justere og optimere opgavetilrettelæggelsen, så der hele tiden er
klarhed om opgavesnit og ansvarsfordelingen. En løbende opfølgning
sikrer således, at uhensigtsmæssige og derved typisk tidskrævende
arbejdsgange kan identificeres og dermed afhjælpes, men også at arbejdsgangene
hele tiden tilpasses ændringer i opgaven. I Ringkøbing-
Skjern Kommune anvender man arbejdsgangskonsulenter til løbende
at udvikle og optimere opgavetilrettelæggelsen, jf. boks.
Arbejdsgangskonsulenter Ringkøbing-Skjern Kommune
Ringkøbing-Skjern Kommune arbejder systematisk med procesoptimering
og har uddannet 22 arbejdsgangskonsulenter på tværs af kommunen,
der ved siden af deres almindelige opgaver, har ansvaret for løbende at
gennemføre procesoptimeringsprojekter. På økonomiområdet har Ringkøbing-Skjern
Kommune bl.a. gennemført en arbejdsgangsanalyse af
håndteringen af mellemkommunale betalinger og af betalingen af regninger
i Beskæftigelsesforvaltingen.
De enkelte fag- og stabschefer indsender til kommunens centrale økonomienhed
et særligt skema med forslag til arbejdsgangsanalyser. Såfremt
forslaget har et indhold, der kan betinge en arbejdsgangsanalyse, udbydes
de enkelte arbejdsgangsanalyser til arbejdsgangskonsulenterne. Der er
oftest tilknyttet 2 konsulenter til hver arbejdsgangsanalyse..
Kommunens erfaringer med arbejdsgangskonsulenterne er gode, da de
sikrer, at der løbende sættes fokus på udvikling og effektivisering af
opgavevaretagelsen »nedefra« i organisationen.
2.5.3 Dedikerede administrative ressourcer
En effektiv opgavevaretagelse forudsætter, at administrationen i
kommunens decentrale enheder bør have en sådan form, så der
kan dedikeres administrative fuldtidsmedarbejdere til løsningen
af regnskabs- og bogføringsopgaver. Små institutioner kan derfor
med fordel dele administrative ressourcer eller kommunen
kan vælge at etablere lokale fællesskaber og servicecentre.
Det er Deloittes vurdering, at en væsentlig decentralisering af regnskabs-
og bogføringsopgaver, herunder af opgaver med en vis kompleksitet,
stiller store krav til de lokale lederes og administrative medarbejderes
kompetencer, systemkendskab og opgaveforståelse mv. En
effektiv opgavevaretagelse vurderes derfor også at forudsætte, at det er
dedikerede administrative medarbejdere, som løser opgaverne i en
meget decentral organiseringsform.
Undersøgelsen har imidlertid vist, at en række institutioner typisk er
for små til selv at kunne ansætte egne administrative medarbejdere.
Det gælder ikke mindst daginstitutioner, som med en gennemsnitlig
lønsum på ca. 8 mio. kr. er relativt små enheder sammenlignet med
skoler, ældrecentre og øvrige institutioner, som i gennemsnit har en
lønsum, der er 3-5 gange så stor, og derfor i højere grad selv vil kunne
41