Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

More documents

Recommendations

Info

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne Forebyggende kontroller kan ofte med fordel tilrettelægges som automatiserede systemkontroller, der f.eks. søger at hindre en forkert kontering eller momshåndtering. Dette kan f.eks. ske ved, at den lokale leder og administrative medarbejder kun har systemadgang til de konti, som den pågældende har beføjelser til at kontere på. Herudover kan det ske ved, at der automatisk i systemet sker en tvungen afløftning og kontering af moms på konti dedikeret til momspligtige aktiviteter. Endelig kan der i økonomisystemet opsættes faste beløbsgrænser for, hvem der har beføjelser til at anvise og attestere samt beløbsgrænser for, hvornår der skal foranvises. En række kommuner, herunder Århus og Mariagerfjord Kommune, har f.eks. indbygget sådanne beløbsgrænser i sit økonomisystem, jf. boks. Beløbsgrænser for godkendelse i Mariagerfjord Kommune Mariagerfjord Kommune har fastsat en række centrale retningslinjer i forhold til kontrol af leverandørfakturaer og bilag mv. Det er således f.eks. fra centralt hold fastsat, at leverandørfakturarer på under 50.000 kr. kræver én godkender, mens leverandørfakturarer på over 50.000 kr. kræver to godkendere. Opdagende kontroller Opdagende kontroller kan både være indbygget i systemerne og være af mere manuel karakter. Der kan således f.eks. opsættes et automatisk tjek af momsbeløbets størrelse på leverandørfakturaer, hvor der skal afløftes moms, så det ikke er muligt at bogføre et momsbeløb, som afviger fra 25 pct. Der kan dog også tilrettelægges mere manuelle opdagende kontroller i form af bl.a. strukturerede stikprøver med faste kriterier for hvilke posteringer, der udtages til kontrol. Det kunne f.eks. være kontrol af udbetalinger til personer af en vis størrelse, eller kontrol af posteringer, som overstiger et fastsat kriterium. Dette sker i flere kommuner, herunder bl.a. i Århus og Kerteminde Kommune, jf. boks. Stikprøvebaseret kontrol i Kerteminde Kommune Kerteminde Kommune foretager en stikprøvebaseret kontrol af samtlige leverandørfakturarer i kommunen. Den centrale økonomienhed udtager således ca. 5-10 leverandørfakturaer månedligt til kontrol. Periodiske kontoafstemninger kan også fungere som en opdagende kontrol, idet det kan anbefales at vælge en differentieret tilgang til frekvensen af kontoafstemninger ud fra en risikobetragtning, så de konti, hvor der er størst risiko for væsentlige fejl, afstemmes oftere end de konti med mindst risiko for væsentlige fejl. Et væsentligt element i forhold til at tilrettelægge en effektiv, risikobaseret kontroltilgang er, at tilgangen hele tiden tages op til revision i forhold til kommunens aktuelle situation. Dette indebærer, at der med faste intervaller bør ske en vurdering af eksisterende risici ud fra en 46
Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne væsentlighedsbetragtning og en vurdering af, hvorvidt den valgte kontroltilgang afspejler de identificerede risici. For at kunne gennemføre løbende risikovurderinger stiller det imidlertid krav om, at kommunen har et overblik dels over de fejl, som hyppigst forekommer, dels over årsagen til, at fejlene opstår. Dette overblik kan skabes gennem en løbende opfølgning på og læring af systematiske fejl. 2.5.5 Løbende opfølgning på og læring af systematiske fejl En effektiv opgavevaretagelse forudsætter, at kommunerne løbende og systematisk følger op på sine fejl og f.eks. identificerer om årsagen til fejl skyldes manglende sammenhæng mellem kompetencer, systemer og opgaver, uklare kvalitetskrav eller manglende incitamenter. Deloitte vurderer, at det er væsentligt, at kommunerne identificerer og behandler systematiske fejl, da disse typisk afspejler mere grundlæggende udfordringer i forhold til, hvordan opgavevaretagelsen er tilrettelagt. Deloitte kan imidlertid på baggrund af de gennemførte kommunebesøg konstatere, at der i de 14 kommuner i dag ikke er tilrettelagt en struktureret opfølgning på, hvilke fejl der typisk begås i kommunen på regnskabs- og bogføringsområdet, ligesom der typisk ikke sker en tilstrækkelig systematisk opfølgning på, hvordan fejlene kan undgås. Endvidere fører identifikationen af en fejl i kommunerne ofte til en meget snæver form for fejlretning i stedet for en mere grundlæggende stillingtagen til fejlens årsag. Eksempelvis kan systematiske fejl i forbindelse med bogføringen af leverandørfakturaer føre til, at der igangsættes et tiltag med henblik på at sikre en mere korrekt bogføring. Såfremt den egentlige årsag til fejlene skyldes en uhensigtsmæssig kontoplansstruktur eller komplicerede systemer, bør indsatsen imidlertid i stedet målrettes disse bagvedliggende årsager. For at sikre, at kommunen lærer af sine fejl, er det væsentligt, at der sker en løbende og systematisk registrering af fejl, at der med relevante intervaller evalueres på de registrerede fejl, og at systematiske fejl analyseres med henblik på at identificere årsagen til fejlen. Der kan peges på flere årsager til fejl: Manglende sammenhæng. Én væsentlig årsag kan være, at der eksisterer en manglende sammenhæng mellem kompetencer, systemer og opgaver. Kommunerne bør håndtere denne type fejl ved at analysere, om der stilles tilstrækkeligt brugervenlige systemer til rådighed, om brugerne har de rette kompetencer i forhold til den måde, de forventes at løse opgaverne på, og om opgavetilrettelæggelsen er hensigtsmæssig, herunder om opgaverne løses det rigtige sted i kommunen. 47
Page 1 and 2: Analyse af regnskab, bogføring og
Page 5 and 6: Ledelsesresumé Baggrund og formål
Page 15 and 16: 1. Indledning 1.1 Baggrund og form
Page 17 and 18: Opgavesnit Opgaveløsning Ressourc
Page 19 and 20: Administrationsgrad Lav Høj Analys
Page 23 and 24: 2. Regnskab og bogføring Analyse a
Page 25 and 26: Figur 5. Ressourceforbrug fordelt p
Page 35 and 36: Rammer for opgavevaretagelsen • B
Page 45: Analyse af regnskab, bogføring og
Page 61 and 62: 3. Løn Analyse af regnskab, bogfø
Page 65 and 66: Figur 15. Produktivitetsforskelle p
Page 85 and 86: Gevinster ved outsourcing Analyse a
Page 89 and 90: 3.7 Sammenfatning Analyse af regnsk
Page 91 and 92: 4. Potentialer og realiserbarhed An
Page 93 and 94: Figur 21. Effektiviseringspotential
Page 97 and 98:
Tabel 7. Usikkerheder og følsomhed
Page 99 and 100:
Tabel 8. Effektiviseringspotentiale
Page 101 and 102:
Analyse af regnskab, bogføring og
Page 103 and 104:
Bilag A. A.1 Opgavekatalog Regnskab
Page 105 and 106:
Page 107 and 108:
A.2 Metode Analyse af regnskab, bog
Page 109 and 110:
Page 111 and 112:
Page 113 and 114:
Page 115 and 116:
Page 117 and 118:
Page 119 and 120:
Page 121 and 122:
Page 123 and 124:
Page 125:
show all

Analyse af regnskab, bogføring og løn i kommunerne

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?