Siebenter Zusammenfassender Bericht über die Feststellungen von ...

Zweiunddreißigste Vergleichende Prüfung „Büro- und
Kommunikationstechnik“ bei 21 hessischen Städten und Gemeinden
4.1 Geprüfte kommunale Körperschaften
Bad König, Biebertal, Bischofsheim, Calden, Gorxheimertal, Grebenhain,
Hohenstein, Hüttenberg, Kalbach, Mainhausen, Neukirchen/Knüllgebirge,
Niddatal, Philippsthal (Werra), Reinheim, Rodenbach, Selters
(Taunus), Sulzbach (Taunus), Vöhl, Wanfried, Weilrod, Wetter (Hessen)
4.2 Informationsstand und Prüfungsbeauftragter
März 1997 bis Juli 1998
Kienbaum Management Consultants GmbH in Düsseldorf
4.3 Leitsätze
Chancen der Büro- und Kommunikationstechnik werden nicht
erkannt. Die Ausstattung ist zum Teil veraltet, heterogen und
wird nicht effizient eingesetzt. Es mangelt an modernen Gesamtkonzepten
für die Büroautomation und an einer umfassenden
Integration der DV-Verfahren.
Programme zur Bürokommunikation und Verfahrensbearbeitung
sind veraltet. Die Programme müssen untereinander
besser verknüpft oder integriert werden, um die Effizienz
zu steigern.
Die den Kommunen zur Anwendung empfohlenen günstigen
Regelungen der Besonderen Vertragsbedingungen für Behörden
(BVB) werden nur selten berücksichtigt. Im Ergebnis wird
die Hardware überteuert beschafft. Ausschreibungen sind unerlässlich;
auch die Kommunalaufsicht muss verstärkt auf Beachtung
der Ausschreibungspflicht drängen.
Telefonanlagen werden zu ungünstigen Konditionen angemietet.
Auslaufende Verträge werden ohne Vergleichsberechnungen
mit Alternativangeboten verlängert.
Die Mitgliedschaft in einem Kommunalen Gebietsrechenzentrum
entbindet die Städte und Gemeinden nicht von der Verpflichtung,
die gesetzlichen Vergabebestimmungen anzuwenden.
Sie gelten ab dem 1. Januar 1999 auf Grund des Vergaberechtsänderungsgesetzes
auch für die Sondervermögen der
Kommunen.
Die Datensicherheit wird vernachlässigt; Vorgaben des Datenschutzes
werden nicht beachtet.
4.4 Prüfungsziel
Ziel der Prüfung war die vergleichende Beurteilung der Wirtschaftlichkeit
und Ordnungsmäßigkeit des Einsatzes von Büro- und Kommunikationstechnik.
Die Schwerpunkte der Prüfung lagen auf der Beschaffung
und dem Einsatz von DV, insbesondere auf:
• Chancen der Bürokommunikation
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