Siebenter Zusammenfassender Bericht über die Feststellungen von ...

Zweiunddreißigste Vergleichende Prüfung „Büro- und
Kommunikationstechnik“ bei 21 hessischen Städten und Gemeinden
untereinander nicht gewährleistet. Für personalintensive Fachaufgaben
wurden in allen Kommunen überwiegend DV-gestützte Verfahren eingesetzt.
Außer im Standesamtswesen wurden nur noch wenige Aufgaben
manuell erledigt.
Die Schnittstellen hinkten hinter den technischen Möglichkeiten und
dem wirtschaftlich Sinnvollen hinterher. Teilweise standen datenschutzrechtliche
Beschränkungen weiteren Effizienzsteigerungen durch
die Vernetzung von Programmen entgegen. Die Bestimmungen sollten
auf ihre heutige Notwendigkeit überprüft werden.
4.8 Beschaffung
Die für die Gemeinden und Gemeindeverbände verbindlichen Bestimmungen
der Verdingungsordnung für Leistungen – ausgenommen Bauleistungen
- (derzeit letzter Anwendungserlass: Staatsanzeiger für das
Land Hessen 1997, S. 631), insbesondere die §§ 8, 3 Nr. 5, 3 Nr. 3,
3 Nr. 1 und 30 VOL/A, wurden wie folgt missachtet:
• Die Erstellung der Leistungsverzeichnisse wurde ausgewählten Bietern
überlassen. Dies birgt die Gefahr der Bevorzugung eines Bieters
sowie der unzureichenden Bedarfsermittlung.
• DV-spezifisches Wissen, das die Arbeit, Verhandlungen und Verträge
mit Bietern erleichtern könnte, war nicht vorhanden. Ausschreibungen
wurden nicht vorgenommen. Große Auftragsvolumina wurden
freihändig vergeben, obwohl dieses unter wirtschaftlichen und rechtlichen
Gesichtspunkten zu beanstanden ist. Die Gründe der Entscheidung
für die Vergabearten wurden fast nie aktenkundig gemacht.
• Wegen der mangelnden Planungstiefe fehlte eine Bedarfsermittlung
mit Kosten-/Nutzen-Analyse, die die Folgekosten mit einbezieht, sowie
der Vergleich der verschiedenen Finanzierungsformen Kauf,
Miete und Leasing anhand finanzmathematischer Verfahren, beispielsweise
der Barwertmethode.
• Bezugnahmeklauseln auf die Besonderen Vertragsbedingungen waren
nicht bekannt und wurden nicht in die Verträge aufgenommen,
obwohl sie den Kommunen empfohlen sind, nach Auffassung der
Überörtlichen Prüfung eine starke Schutzfunktion erfüllen sowie
wirtschaftliche Vorteile bringen. Fast alle Aufträge der Jahre 1992
bis 1996 wurden als freihändige Vergaben oder beschränkte Ausschreibungen
abgewickelt. Das Vertrauen in die Redlichkeit der Anbieter
und ihrer Vertragsklauseln führte zu einer unkritischen rechtlichen
Beurteilung der Vertragsklauseln.
• Es fehlten häufig systematische Übersichten über abgeschlossene
Verträge, deren Inhalt, die monatlichen Zahlungsverpflichtungen
und die erbrachten Gegenleistungen.
Die Mängel im Beschaffungsverhalten schlagen sich in überteuerten Beschaffungen
nieder. Anhand von Vergleichszahlen werden die Beschaffungspreise
für Hardware der Beschaffungsvorgänge der Jahre 1992 bis
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