Siebenter Zusammenfassender Bericht über die Feststellungen von ...

Optimierungsbedarf
Bedeutung der
Bürokommunikation
wächst
Chancen der Bürokommunikation
• Hardware, Netze und Support
• Software und Verfahren
• Beschaffungen (VOL/A, BVB)
• Telefonanlagen, Telefaxgeräte und Kopierer
• Kommunalen Datenzentralen und deren Nutzung
• Datenschutz und Datensicherheit
Die mehrstufige Prüfung bezog sich auf den Zeitraum vom
1. Januar 1992 bis zum 31. Dezember 1996. In der ersten Stufe wurde
mit Hilfe eines Erhebungsbogens der Umfang der Büro- und Kommunikationsausstattung
sowie die durch ihren Einsatz gebundenen finanziellen
und personellen Mittel festgestellt. Hierauf aufbauend wurden in
einer Erhebungsphase vor Ort Akteneinsicht genommen und Interviews
geführt.
In der letzten Stufe wurden aus den erhobenen Daten geeignete Kennzahlen
zum Vergleich von Ausstattungsgrad und Wirtschaftlichkeit des
Einsatzes von Büro- und Kommunikationstechnik entwickelt.
4.5 Chancen der Bürokommunikation
Während die Überörtliche Prüfung regelmäßig bei einer vergleichenden
Untersuchung bei einer oder mehreren Gemeinden überzeugendes
Verwaltungshandeln feststellen kann, das anderen Gemeinden als
nachahmenswert zu empfehlen ist, war ein solches Ergebnis bei der
Prüfung nicht festzustellen. Durchweg werden noch zu wenige Arbeitsprozesse
DV-technisch unterstützt. Eine schlüssige Gesamtkonzeption
für die DV-Infrastruktur liegt nur in Ausnahmefällen vor. Konzeptionell
entwickelte, zukunftsträchtige DV-Systeme werden nur zurückhaltend
angeschafft: Beispielsweise wird dem Trend zu vernetzten Arbeitsprozessen
und zu E-mail-gestützter Kommunikation– meist aus Kostengründen
– nicht mit sachgerechter Technik gefolgt.
Die Bürokommunikation wird in den nächsten Jahren weiter an Bedeutung
gewinnen. Es ist zu erwarten, dass mit zunehmender Ausstattung
der privaten Haushalte mit Kommunikationstechnik die Haltung gegenüber
der Verwaltung sich verändern wird: Zukünftig wird erwartet, dass
Anträge und Anliegen digitalisiert, so über E-mail oder Internet eingereicht
werden können, denn auf diesem Wege werden sich nachhaltige
Beschleunigungsmöglichkeiten ergeben. Erinnert sei an die 26. Vergleichende
Prüfung „Bauaufsicht der Landkreise“, wo festgestellt wurde,
dass eine Baugenehmigung binnen 14 Tagen erst bei der Zulassung
vollständig digitalisierter Bauanträge möglich ist. 12 Das erfordert eine
hoch entwickelte Ausstattung der Verwaltungen mit E-mail-Anschlüssen
und Internet-Zugängen. Mit dem verbreiteten Einsatz der digitalen Si-
12 Fünfter Zusammenfassender Bericht über die Feststellungen von allgemeiner Bedeutung
Landtagsdrucksache 14/3800, S. 54 ff.
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