Siebenter Zusammenfassender Bericht über die Feststellungen von ...

Telefax
Portoeinsparung
durch Telefax
Kernkompetenz
der KGRZ
Telefaxgeräte
4.12 Telefaxgeräte
Thermopapier-Telefaxgeräte sind auszumustern, da deren Einsatz unwirtschaftlich
ist und die empfangenen Dokumente schlecht archivierbar
sind. Telefax-Nutzungsprotokolle wurden nicht von allen Kommunen
vollständig archiviert. Die Auswertung der Sendeprotokolle vom Telefaxbetrieb
fand nicht durchgängig statt. Eine automatische Gesprächsdatenerfassung
für Telefonanlagen ist für Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
unumgänglich und, um Mißbrauch aufzudecken.
Bei Neukonzeptionen der DV-Ausstattung sollten Telefaxfunktionen in
das Netzwerk integriert werden. Nachahmenswert ist hierbei die von
der Gemeinde Hohenstein genutzte ISDN-Telefax-Lösung über das LAN.
Durch die Telefaxnutzung lassen sich erhebliche Portokosten einsparen.
Tendenziell wird sich nach dem Wegfall des Postmonopols durch den
verschärften Wettbewerb im Telefonmarkt die Schere zwischen preiswerten
Verbindungsgebühren und teuren Portogebühren künftig noch
weiter öffnen. In jeder Gemeindeverwaltung sollte ein Telefaxgerät /
PC-Fax in räumlicher Nähe zu den Arbeitsplätzen verfügbar sein.
4.13 Kommunale Datenzentralen und deren Nutzung
Die Kommunen sind Mitglieder beim Kommunalen Gebietsrechenzentrum
Kommunale Informationsverarbeitung in Hessen (KGRZ KIV in
Hessen, vormals KGRZ Starkenburg, Frankfurt und Gießen), dem KGRZ
Kassel oder dem KGRZ Wiesbaden.
Für die Mitgliedschaft in einer kommunalen Solidargemeinschaft sprechen
unter anderem folgende Gründe:
Während die Datenverarbeitung in den Kommunen nur eine von vielen
Aufgaben darstellt, bildet sie für die Kommunalen Gebietsrechenzentren
die Kernkompetenz. Für den in vielen Kommunen festgestellten Rationalisierungsbedarf
erscheint eine externe Unterstützung angebracht.
Ein Kommunales Gebietsrechenzentrum kann fundierte Kenntnisse zur
Netzwerkadministration, Systemprogrammierung oder Anwendungsberatung
bereitstellen. Eigene Kräfte wären für die einzelne Kommune mit
hohen Personal- und Fortbildungskosten bei gegebenenfalls unvollständiger
Auslastung verbunden. Es entstehen Synergie- und Erfahrungskurveneffekte
aus der mehrfachen Wahrnehmung einer Aufgabe. Die
Gemeinden nehmen den von ihrem Zufriedenheitsgrad abhängigen Rat
der Kommunalen Gebietsrechenzentren unterschiedlich in Anspruch. Die
Gebietsrechenzentrenmüssen sich dabei dem Wettbewerb privater Unternehmen
stellen und werden sich langfristig nur dann behaupten
können, wenn sie ein besseres Angebot oder eine bessere Beratung als
ihre Konkurrenten anbieten können.
In den meisten Fällen wurde die Schlechtleistung von Rechenzentren
durch die Kommune zwar angemahnt, jedoch keine Konsequenz daraus
gezogen. Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der anfallenden Folgekosten
nach Vertragsabschluss, insbesondere von Wartungsverträgen,
wurde meist nicht durchgeführt.
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