Siebenter Zusammenfassender Bericht über die Feststellungen von ...

Zweiunddreißigste Vergleichende Prüfung „Büro- und
Kommunikationstechnik“ bei 21 hessischen Städten und Gemeinden
allen Kommunen auf eine ISDN-Telefonanlage umzusteigen und der
Auftrag öffentlich auszuschreiben.
Angesichts des rapiden Preisverfalls wird empfohlen, die rechtlichen
und wirtschaftlichen Konsequenzen einer vorzeitigen Vetragsauflösung
zu prüfen und mit Alternativangeboten zu vergleichen. Solche Prüfungen
wurden bisher unterlassen, so dass die Anbieter zu für sie günstigen
Konditionen verlängern konnten, wenn Ergänzungen der Telefonanlagen
notwendig wurden. Die Unerfahrenheit mancher Verwaltungsmitarbeiter
im Umgang mit derartigen Verträgen nutzten die Anbieter
konsequent aus.
Obwohl festgestellt wurde, dass Ausfälle und Reparaturen der Telefonanlagen
selten sind, wurden überwiegend Wartungsverträge abgeschlossen.
Wirtschaftlicher ist es, wenn die Gemeinden sich selbst um
fällige Reparaturen kümmern und dabei Garantiezusagen berücksichtigen
oder eine Kulanzregulierung zu erreichen suchen. Eine Wartungshistorie
liegt nur in Ausnahmefällen vor, somit kann die Wirtschaftlichkeit
der Wartungsverträge nicht fundiert beurteilt werden.
Ein nennenswertes Versicherungsrisiko besteht nicht. Bei einer der
21 kommunalen Körperschaften kam in dem geprüften Zeitraum von
über fünf Jahren lediglich ein aktenkundiger Schaden durch Blitzschlag
vor.
Schriftliche Regelungen zur privaten Mitbenutzung von Telefonanlagen
lagen nicht vor. Die Übernahme der im Landesdienst geltenden Verwaltungsvorschriften
(Staatsanzeiger für das Land Hessen 4/1993, S.
245) ist zu empfehlen.
Der liberalisierte Telekommunikationsmarkt führt zu einem starken
Preiswettbewerb für die Konditionen der Telefongespräche. In Verhandlungen
sollten frühzeitig Preisabschläge für die laufenden Telefonkosten
erzielt werden, insbesondere für Ortsgespräche. Dabei ist angesichts
der Marktdynamik vor längeren Vertragslaufzeiten zu warnen.
4.11 Kopiergeräte
Kopierer wurden fast ausschließlich gemietet oder geleast. Zukünftig ist
bei Kauf eine Rücknahmegarantie zu verlangen, wenn das Gerät als
Sondermüll zu entsorgen ist.
Zur Wartung der Geräte sollte ein Vertragshändler in örtlicher Nähe beauftragt
werden, da wegen der hohen Anzahl mechanisch bewegter
Teile Ausfälle und technische Defekte bei Kopierern vergleichsweise
häufig sind. Kurze Reaktionszeiten des Wartungsdienstes wurden von
allen Kommunen als wichtig erkannt. Ihre gängige Praxis zum Eingehen
eines „All-in-Miet- und Wartungsvertrages“ ist vom Grundsatz her eine
wirtschaftliche Lösung.
Bei gerätebezogen geschlossenen All-in-Verträgen sollten die Konditionen
durch Abschluss von Poolverträgen verbessert werden, das heißt
Abrechnung nach der Kopiensumme über alle Kopierer einer Gemeinde.
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Wartung, Reparaturrisiko
Privatgespräche
Pool-Verträge