36. Modelo conceptual del Sistema de Gestión Financiera Municipal - Con Mara del Pilar Montarce y Marcos P. Makón.2004.PAFI.Secretaría de Finanzas.República Dominicana.pdf

4.2.17.3.4.6. Aspectos complementarios
REPÚBLICA DOMINICANA
SECRETARÍA DE ESTADO DE FINANZAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA INTEGRADA
Organización y archivo de los documentos
Con el propósito de facilitar las tareas de control y la auditoria interna o externa, la
documentación física, soporte de la información contable, deberá ser ordenada y
organizada en los centros de registro de los organismos responsables en donde se
efectúan las transacciones.
En tal sentido, los documentos comprobatorios de todo tipo de transacción realizada
por cada una de las oficinas y los empleados que administren, manejen o custodien
fondos u otros bienes nacionales, deben conservarse debidamente resguardados,
en buen estado y numerados en orden consecutivo de acuerdo con el año a que
corresponden. Se deberán agrupar en expedientes físicos por cada ejercicio
presupuestario ejecutado. A su vez todos los registros contables (presupuestarios o
patrimoniales) deben especificar el número del comprobante que soporta la
transacción que los motiva.
Con relación a este aspecto, el Manual de Contabilidad que se desarrolle deberá
contener las instrucciones que se estimen necesarios para garantizar este aspecto,
y contribuir a las actividades de control y auditoría, sin perder de vista las normas de
control sobre las diferentes etapas de la ejecución del presupuesto
Cada transacción ejecutada en la administración pública está justificada por
comprobantes y documentos, los cuales son identificados y agrupados mediante un
"número de expediente" con mención de los ejecutores responsables y del proceso
específico que le dio origen, de tal manera se facilite el ejercicio del control y la
auditoría interna y externa.
Modelo Conceptual Municipal Página 61