Document de référence 2012 - Altarea Cogedim

8RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL DE SURVEILLANCE SUR LE CONTRÔLE INTERNE /PRÉPARATION ET ORGANISATION DES TRAVAUX DU CONSEILFréquence des réunionsLe Comité d’audit se réunit sur convocation du Président, à desdates fixées en fonction du calendrier d’arrêté des comptes semestrielset des comptes annuels. Il peut être réuni à tout moment encas de nécessité. Les convocations sont adressées par tous moyens(courrier, télécopie, courriel…). La Direction Financière du Groupefait parvenir la documentation nécessaire avant la réunion.Au cours de l’exercice 2012, le Comité s’est réuni à trois reprises,afin d’examiner les points suivants :• Réunion du 02 février 2012 : questions touchant au contrôleinterne de la Société (asset management et appels de fonds desacquéreurs), traitement des frais de publicité et de commercialisationdes opérations du pôle promotion, compte de résultatanalytique et contrôle fiscal.• Réunion du 2 mars 2012 : examen des comptes annuels au31 décembre 2011.• Réunion du 26 juillet 2012 : examen des comptes semestriels au30 juin 2012 et de la cartographie des risques de RueduCommerce.Missions et attributionsLe Comité d’audit assiste le Conseil de Surveillance dans son rôlede surveillance et de contrôle de la Société. Le Comité d’audit estnotamment chargé des missions suivantes :• suivi du processus d’élaboration de l’information financière. LeComité revoit cette information en s’interrogeant sur la traductioncomptable des évènements importants ou des opérations quiont eu une incidence sur les comptes de l’entreprise. En cas dedysfonctionnement dans ce processus, le Comité s’assure queles actions correctrices ont été mises en place ;• suivi de l’efficacité des systèmes de contrôle interne, d’audit interne,le cas échéant, et de gestion des risques de la Société. Le champd’examen du Comité inclut les risques ayant fait l’objet d’une traductioncomptable (y compris l’information en annexe) et les risquesidentifiés par les systèmes de contrôle interne mis en place par laGérance et pouvant avoir une incidence sur les comptes. Le Comitépeut être amené à envisager les impacts potentiels sur l’informationcomptable et financière d’un risque non identifié significatif quiviendrait à sa connaissance ou qu’il aurait identifié dans le cadre deses travaux et peut se saisir du suivi des autres risques principauxidentifiés par la Gérance et/ou le Secrétariat Général. En cas de dysfonctionnementsrelevés, le Comité s’assure que les plans d’actionsappropriés ont été mis en place et des suites qui ont été données. Ilest précisé que les systèmes de contrôle interne et de gestion desrisques de la Société s’appuient sur le cadre référentiel élaboré parl’Autorité des Marchés Financiers et mis à jour le 22 juillet 2010 pourtenir compte du rapport du groupe de travail présidé par M. OlivierPoupart-Lafarge. Le Comité prend connaissance du rapport du Présidentdu Conseil de Surveillance sur les procédures de contrôleinterne et de gestion des risques et formule, le cas échéant, desobservations sur les sujets qui relèvent de sa compétence ;• suivi du contrôle légal des comptes et des comptes consolidéspar les Commissaires aux comptes. Le Comité examine lesprincipales zones de risques ou d’incertitudes identifiés par lesCommissaires aux comptes sur les comptes annuels ou consolidés,y compris les comptes semestriels, de leur approche d’auditet des difficultés éventuellement rencontrées dans l’exécutionde leur mission ;• examen et suivi de l’indépendance des Commissaires auxcomptes. Le Comité assure le suivi du budget des honorairesdes Commissaires aux comptes afin de vérifier que celui-ci esten adéquation avec la mission et s’assure que le Co-Commissariatest effectif. Il est rappelé que les Commissaires aux comptescommuniquent chaque année (i) une déclaration d’indépendance,(ii) le montant global des honoraires versés aux Commissairesaux comptes par les sociétés contrôlées par la Sociétéou la société qui la contrôle au titre des prestations qui ne sontpas directement liées à la mission du Commissaire aux comptes.et (iii) une information sur les prestations accomplies au titre desdiligences directement liées à la mission ;• vérification de la conformité de l’activité de la Société avec leslois et les règlements qui lui sont applicables.Le Comité d’audit entretient des relations de travail suivies avecles membres de la Direction, les responsables du contrôle interne,ceux de l’audit et les Commissaires aux comptes. Le Comité d’auditpeut inviter les Commissaires aux comptes à ses réunions afin deleur poser des questions sur des sujets de leur ressort. Le caséchéant, le Comité d’audit peut demander la présence d’un collaborateurde la Société à ses réunions, afin de l’éclairer sur toutequestion particulière. Le Comité d’audit préconise au Conseil deSurveillance toutes mesures qui lui paraîtraient utiles.Le Comité d’audit est consulté obligatoirement sur :• la nomination des Commissaires aux comptes. Il est rappelé quel’article 17.4 des statuts stipule que le Conseil de Surveillancesoumet à l’Assemblée Générale des Actionnaires une listede candidats pour le renouvellement des Commissaires auxcomptes. À cet effet, le Comité d’audit émet une recommandationsur les Commissaires aux comptes que le Conseil de Surveillanceproposera à la désignation par l’Assemblée Généraleen s’appuyant sur une procédure d’appel d’offres ;• les projets d’aménagement ou de modification importants desprincipes et méthodes comptables qui pourraient être envisagésou qui paraîtraient nécessaires ;• les comptes semestriels et annuels.Le Comité d’audit s’assure des dispositions prises par la Sociétéafin de garantir la continuité de l’exploitation en particulier enmatière de documentation, de dossiers, de systèmes et veille à laprotection de la Société contre les fraudes ou les malveillances.Comité de la Rémunération de la GéranceDepuis le 20 mai 2009, un Comité de rémunération de la Gérancea été institué par décision de l’Assemblée Générale Extraordinairedes Actionnaires, qui a ajouté à cet effet un second paragraphe àl’article 18 des statuts relatif aux Comités spécialisés.La même Assemblée a modifié les stipulations de l’article 14 desstatuts relatif à la rémunération de la Gérance : à compter du1 er janvier 2013, la rémunération de la gérance sera fixée pour des278DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2012 ALTAREA COGEDIM